[:en]How to connect external storage for call recordings (Google Drive and Dropbox)[:ru]Как подключить внешнее хранилище для записей разговоров (Google Drive и Dropbox)[:ua]Як підключити зовнішнє сховище для записів розмов (Google Drive та Dropbox)[:pl]Jak podłączyć zewnętrzne przechowywanie nagrań rozmów (Google Drive i Dropbox)[:es]Cómo conectar almacenamiento externo para grabaciones de llamadas (Google Drive y Dropbox)[:tr]Konuşma kayıtları için harici depolama nasıl bağlanır (Google Drive ve Dropbox)[:]

[:en]When launching a call center, the immediate question arises: where to store the call records of agents? In Oki-Toki, each company has a basic 10 GB of storage — approximately 1400 hours of conversations, which we commit to storing for half a year. But what if there are much more calls? Or if old records are needed? There are two simple options: expand the storage within Oki-Toki or connect an external one.

• Why do you need external storage

• What to choose: Oki-Toki or cloud storage

• How to connect Google Drive to Oki-Toki

• How to connect Dropbox

• How to fix connection errors

Why do you need external storage

Storing call records in the cloud is very convenient. You can access the records from anywhere with internet — from a computer or phone. And there\’s no need to keep your own servers to protect the data. Here you can be confident: no conversation will be lost and you can always find the needed record in a couple of clicks.

For many companies, this is not just convenience, but a necessity. In call centers, support services, taxis, and other areas, it\’s often required by regulations to store call records. Transferring call records to cloud storage will help efficiently manage these data and not lose any important conversation.

What to choose: Oki-Toki or cloud storage

To understand what’s better for your company, let\’s compare external and internal storage. 

Advantages of external storage:

• Access: records are outside of Oki-Toki, meaning you have conditional access at all times;
• Flexibility: share calls selectively — for example, with partners, without creating a profile for them in Oki-Toki.
• Cost: cloud storage often costs less, with additional discounts for annual payment.
• Scalability: you don’t need to worry if there will be enough space — you can always increase the storage volume by changing the plan. 
• Security: records are protected by high standards, excluding loss and unauthorized access.

Storing records in Oki-Toki also has its advantages:

• Internal storage of Oki-Toki, when it is filled to 100%, replaces the oldest records with new ones, giving priority to recency. Google Drive does not have such priority;
• Additional internal storage, like the basic one, allows listening to dialogs directly from Call Journal. And records moved to the cloud are only available outside the Oki-Toki interface;

• Records in the Call Journal can be found by many parameters and downloaded if necessary. On an external drive, you can search by file name or part of it;

In Oki-Toki, you can independently compile the file name, i.e., indicate data: agent name, Queue/Dialer, call type, phone number, and customer name. A call record file with such a name will be downloaded to the computer and exported to an external disk.

• In the Call Journal of Oki-Toki, it is visible who listened, downloaded, or exported to the cloud;

Since by default Google Disk is open only to one user, to listen to a call, another person must be granted access. In Oki-Toki, this is regulated by Roles and Projects; 

• A person with access to external storage and editing rights can accidentally or intentionally delete all calls in two clicks, without the possibility of restoring them. In Oki-Toki, records will be stored as long as necessary;
• You can increase the volume of additional internal storage in Oki-Toki in a couple of clicks through Service management. It displays the size of the main storage (10 GB), additional, and how much % is occupied.

Which option to choose is up to you. If you\’ve chosen to connect cloud storage, below in the article are two instructions with Setting up Google Drive for call records and Dropbox in Oki-Toki.

How to connect Google Drive to Oki-Toki

In the section External resources click “Connect” and choose Google Drive from the list. A window will open with the choice of Google account. 

The application will request access, to grant it you need to open additional settings and follow the link. Grant the rights and click “Continue”.
A page with settings will open: 

• Folder name – mp3 files will be saved in it during automatic export, as well as when downloading through the “Call Journal” report;
• Export type – enable the toggle if you need automatic export of calls to Google Drive and choose one of three options:
  • Backup: old records are moved to external disk when the internal storage is full;
  • Mirror: audio is recorded on the main storage, then copied to the cloud;
  • External only: audio files are saved only on the external disk. 

Since the number of uploads to the cloud is limited, records will appear with a slight delay.

After choosing the folder and export options click the “Connect” button – and it\’s done. Setting up Google Drive for call records is completed, audio files will be saved in the cloud.

Export of call records to Google Drive can be done manually. In the “Call Journal” compile a report with the desired parameters and press the “Export audio to external disk” button.

How to connect Dropbox

Dropbox — another popular service for data storage. You can configure automatic export of calls to Dropbox from Oki-Toki. The entire setup process is simple and will take just a few minutes.

Connecting Dropbox to Oki-Toki:

In the section External resources click “Connect” and choose Dropbox from the list. You will be redirected to the Dropbox login page. You can sign in via Google account, Apple, by email, or register if you don’t have an account yet. 

Then in Oki-Toki fill in the name for the folder where mp3 files will be saved and choose the type of export – “Backup”, “Mirror”, or “External only”. Setting up Dropbox for call records is completed.

Export of call records to Dropbox can be done manually through the “Call Journal” in the top right panel.

How to fix connection errors

Sometimes, when connecting Google Drive or Dropbox to Oki-Toki, errors may occur, but they are always solvable. 

Here are some common problems and ways to solve them:

Dropbox connection error — what to do:

If you connected Dropbox and encountered an error – first check that you entered the data correctly (login and password). Make sure your profile is not blocked and has the necessary permissions for connection.

If everything is entered correctly – reconnect the service in Oki-Toki settings. Often, a simple deletion and reconnection helps.

How to fix the connection error with Google Drive:

• The first option – delete the integration in Oki-Toki and reconnect. 
• If that doesn\’t work – you need to reconnect by canceling all connections and granting access again. 

To do this, open the settings of the Google account – the section \”Third-party apps and services\” and cancel all connections with Oki-Toki. Now you can connect the drive. 

• When having problems with Google Drive also first check the data for authorization. Sometimes it requires updating the access token if it has expired.

• Also, check the profile settings and that you have access to the necessary disk and rights to write data.

If none of the above helped to establish connection with the external disk to Oki-Toki – you can contact technical support, and we will check what could be the problem. We hope our recommendations will help you choose the way to store call records of your call center. [:ru]Запуская колл-центр, сразу возникает вопрос: где хранить записи звонков операторов? В Оки-Токи у каждой компании есть базовые 10 Гб хранилища — это примерно 1400 часов разговоров, которые обязуемся хранить полгода. Но что делать, если звонков гораздо больше? Или если нужны старые записи? Тут есть два простых варианта: расширить хранилище внутри Оки-Токи или подключить внешнее.

• Зачем нужно внешнее хранилище

• Что выбрать: Оки-Токи или хранение “в облаке”

• Как подключить Google Drive к Оки-Токи

• Как подключить Dropbox

• Как исправить ошибки подключения

Зачем нужно внешнее хранилище

Хранение записей разговоров в облаке – очень удобно. Доступ к записям есть везде, где есть интернет — с компьютера или телефона. И не нужно держать собственные серверы, чтобы защитить данные. Тут можно быть уверенным: ни один разговор не потеряется и вы всегда сможете найти нужную запись за пару кликов.

Для многих компаний это не просто удобство, а необходимость. В колл-центрах, службах поддержки, такси и других сферах часто по регламенту нужно хранить записи разговоров. Передача записей разговоров в облачное хранилище поможет эффективно управлять этими данными и не потерять ни одной важной беседы.

Что выбрать: Оки-Токи или хранение “в облаке”

Чтобы понять, что же лучше подойдет вашей компании, проведем сравнение внешнего и внутреннего хранилища. 

Преимущества внешнего хранилища записей:

• Доступ: записи находятся вне Оки-Токи, а значит доступ к ним у Вас будет условно всегда;
• Гибкость: делитесь звонками выборочно — например, с партнёрами, не создавая для них профиль в Оки-Токи.
• Стоимость: облачное хранилище часто стоит дешевле, и есть дополнительные скидки при ежегодной оплате.
• Масштабируемость: вам не нужно беспокоиться хватит ли места — всегда можно увеличить объем хранилища, сменив тариф. 
• Безопасность: записи защищены по высоким стандартам, исключая потерю и несанкционированный доступ.

Хранение записей в Оки-Токи также имеет свои плюсы:

• Внутреннее хранилище Оки-Токи, когда оно заполняется на 100%, заменяет новыми записями самые старые, отдавая приоритет актуальности. Google Drive такой приоритетности не имеет;
• Дополнительное внутреннее хранилище, как и базовое, позволяет прослушивать диалоги прямо из Журнала звонков. А записи, перемещённые в облако, доступны только вне интерфейса Оки-Токи;

• Записи в Журнале звонков можно находить по множеству параметров и при необходимости скачать. На внешнем диске можно искать по имени файла или его части;

В Оки-Токи можно самостоятельно собрать название файла, то есть указать данные: имя оператора, Очередь/Автообзвон, тип звонка, номер телефона и имя клиента. Файл записи звонка с таким названием будет скачиваться на компьютер и экспортироваться на внешний диск.

• В Журнале звонков Оки-Токи видно кто прослушивал, скачивал или делал экспорт в облако;

Так как по умолчанию Google Disk открыт только для одного пользователя, чтобы прослушать звонок другому человеку, нужно предоставить ему доступ. В Оки-Токи это регулируется Ролями и Проектами; 

• Человек с доступом к внешнему хранилищу и с правом редактирования может случайно или умышленно удалить все звонки в два клика, без возможности восстановить их. В Оки-Токи записи будут храниться до тех пор, пока это необходимо;
• Увеличить объем дополнительного внутреннего хранилища в Оки-Токи можно в пару кликов через Управление услугами. Там отображается размер основного хранилища (10 ГБ), дополнительного, а также сколько % занято.

Какой вариант выбирать – решать только вам. Если вы выбрали подключить облачное хранилище, ниже в статье две инструкции с Настройкой Google Drive для записей звонков и Dropbox в Оки-Токи.

Как подключить Google Drive к Оки-Токи

В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Google Drive. Появится окно с выбором аккаунта Google.

 Приложение запросит доступ, для предоставления нужно открыть дополнительные настройки и перейти по ссылке. Предоставьте права и нажмите “Продолжить”. 

Откроется страница с настойками: 

• Название папки – в неё будут сохраняться mp3-файлы при автоматическом экспорте, а также при скачивании через отчет “Журнал звонков”;
• Тип экспорта – включите ползунок, если нужен автоматический экспорт звонков на Google Drive и выберите один из трех вариантов:
  • Backup: старые записи перемещаются на внешний диск при заполнении внутреннего хранилища;
  • Mirror: аудио записывается на основном хранилище, затем копируется в облако;
  • External only: аудиофайлы сохраняются только на внешнем диске. 

Так как количество закачек в облако ограничено, записи будут появляться с небольшой задержкой.

После выбора папки и вариантов экспорта нажмите кнопку “Подключить” – и готово. Настройка Google Drive для записей звонков завершена, аудиофайлы будут сохраняться в облаке.

Экспорт записей разговоров на Google Drive можно сделать вручную. В “Журнале звонков” формируете отчет по нужным параметрам и нажимаете кнопку “Экспорт аудио на внешний диск”.

Как подключить Dropbox

Dropbox — еще один популярный сервис для хранения данных. Вы можете настроить автоматический экспорт звонков в Dropbox из Оки-Токи. Весь процесс настройки прост и займет всего несколько минут.

Подключение Dropbox к Оки-Токи:

В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Dropbox. Вас перенаправит на страницу входа в Dropbox. Можно войти через Google аккаунт, Apple, по электронной почте или зарегистрироваться, если аккаунта еще нет. 

Затем в Оки-Токи заполните название для папки, куда будут сохраняться mp3 файлы и выберите вид экспорта – “Backup”, “Mirror” или “External only”. Настройка Dropbox для записей звонков завершена.

Экспорт записей разговоров в Dropbox можно сделать вручную через “Журнал звонков” в верхней правой панели.

Как исправить ошибки подключения

Иногда при подключении Google Drive или Dropbox к Оки-Токи могут возникнуть ошибки, но они всегда решаемы.

 Вот несколько распространенных проблем и способы их решения:

Ошибка подключения Dropbox — что делать:

Если вы подключили Dropbox и возникла ошибка – для начала проверьте что правильно ввели данные (логин и пароль). Убедитесь, что ваш профиль не заблокирован и есть нужные разрешения для подключения.

Если всё введено верно – переподключите сервис в настройках Оки-Токи. Часто помогает простое удаление и повторное подключение.

Как исправить ошибку подключения Google Drive:

• Первый вариант – удалить интеграцию в Оки-Токи и заново подключить. 
• Если не помогает – нужно переподключить, отменив все связи и заново предоставить доступ. 

Для этого откройте настройки Google аккаунта – раздел \”Сторонние приложения и сервисы\” и отмените все связи с Оки-Токи. Теперь можно подключать диск. 

• При проблемах с Google Drive также первым делом проверьте данные для авторизации. Иногда требуется обновить токен доступа, если он истек.

• Также проверьте настройки профиля и что у вас есть доступ к нужному диску и правам на запись данных.

Если ничего из перечисленного не помогло наладить связь внешнего диска с Оки-Токи – вы можете обратиться в техподдержку, и мы проверим, в чем может быть проблема. Надеемся, наши рекомендации помогут вам в выборе способа хранения записей звонков вашего колл-центра. [:ua]Запускаючи кол-центр, одразу виникає питання: де зберігати записи дзвінків операторів? В Окі-Токі у кожної компанії є базові 10 Гб сховища — це приблизно 1400 годин розмов, які зобов\’язуємося зберігати півроку. Але що робити, якщо дзвінків набагато більше? Або якщо потрібні старі записи? Тут є два простих варіанти: розширити сховище всередині Окі-Токі або підключити зовнішнє.

• Навіщо потрібне зовнішнє сховище

• Що вибрати: Окі-Токі чи зберігання “в хмарі”

• Як підключити Google Drive до Окі-Токі

• Як підключити Dropbox

• Як виправити помилки підключення

Навіщо потрібне зовнішнє сховище

Зберігання записів розмов у хмарі – дуже зручно. Доступ до записів є скрізь, де є інтернет — з комп\’ютера чи телефону. І не потрібно тримати власні сервери, щоб захистити дані. Тут можна бути впевненим: жодна розмова не загубиться і ви завжди зможете знайти потрібний запис за пару кліків.

Для багатьох компаній це не просто зручність, а необхідність. У кол-центрах, службах підтримки, таксі та інших сферах часто за регламентом потрібно зберігати записи розмов. Передача записів розмов у хмарне сховище допоможе ефективно керувати цими даними та не втратити жодної важливої бесіди.

Що вибрати: Окі-Токі чи зберігання “в хмарі”

Аби зрозуміти, що ж краще підійде вашій компанії, проведемо порівняння зовнішнього та внутрішнього сховища.
Переваги зовнішнього сховища записів:

• Доступ: записи знаходяться поза Окі-Токі, а отже доступ до них у Вас буде умовно завжди;
• Гнучкість: діліться дзвінками вибірково — наприклад, з партнерами, не створюючи для них профіль в Окі-Токі.
• Вартість: хмарне сховище часто коштує дешевше, і є додаткові знижки при річній оплаті.
• Масштабованість: вам не потрібно турбуватися вистачить чи місця — завжди можна збільшити об\’єм сховища, змінивши тариф. 
• Безпека: записи захищені за високими стандартами, виключаючи втрату та несанкціонований доступ.

Зберігання записів в Окі-Токі також має свої плюси:

• Внутрішнє сховище Окі-Токі, коли воно заповнюється на 100%, замінює новими записами найстаріші, віддаючи пріоритет актуальності. Google Drive такої пріоритетності не має;
• Додаткове внутрішнє сховище, як і базове, дозволяє прослуховувати діалоги прямо з Журналу дзвінків. А записи, переміщені в хмару, доступні тільки поза інтерфейсом Окі-Токі;

• Записи в Журналі дзвінків можна знаходити за багатьма параметрами та за необхідності звантажити. На зовнішньому диску можна шукати за іменем файлу або його частиною;

В Окі-Токі можна самостійно зібрати назву файла, тобто вказати дані: ім\’я оператора, Черга/Автообдзвоні, тип дзвінка, номер телефону та ім\’я клієнта. Файл запису дзвінка з такою назвою буде скачуватися на комп\’ютер та експортуватися на зовнішній диск.

• В Журналі дзвінків Окі-Токі видно, хто прослуховував, звантажував або робив експорт у хмару;

Оскільки за замовчуванням Google Disk відкритий тільки для одного користувача, щоб прослухати дзвінок іншій людині, потрібно надати їй доступ. В Окі-Токі це регулюється Ролями та Проектами; 

• Людина з доступом до зовнішнього сховища і з правом редагування може випадково чи навмисно видалити всі дзвінки у два кліки, без можливості їх відновлення. В Окі-Токі записи будуть зберігатися до тих пір, поки це необхідно;
• Збільшити об\’єм додаткового внутрішнього сховища в Окі-Токі можна в пару кліків через Управління послугами. Там відображається розмір основного сховища (10 ГБ), додаткового, а також скільки % зайнято.

Який варіант вибирати – вирішувати тільки вам. Якщо ви вибрали підключити хмарне сховище, нижче у статті дві інструкції з Налаштуванням Google Drive для записів дзвінків та Dropbox в Окі-Токі.

Як підключити Google Drive до Окі-Токі

У розділі Зовнішні ресурси за кнопкою “Підключити” виберіть зі списку Google Drive. З\’явиться вікно з вибором облікового запису Google. 

Додаток запросить доступ, для надання потрібно відкрити додаткові налаштування і перейти за посиланням. Надайте права та натисніть “Продовжити”. 

Відкриється сторінка з налаштуваннями: 

• Назва папки – в неї будуть зберігатися mp3-файли при автоматичному експорті, а також при звантаженні через звіт “Журнал дзвінків”;
• Тип експорту – включіть повзунок, якщо потрібен автоматичний експорт дзвінків на Google Drive та виберіть один із трьох варіантів:
  • Backup: старі записи переміщуються на зовнішній диск при заповненні внутрішнього сховища;
  • Mirror: аудіо записується на основному сховищі, потім копіюється в хмару;
  • External only: аудіофайли зберігаються тільки на зовнішньому диску. 

Оскільки кількість закачок в хмару обмежено, записи з\’являтимуться з невеликою затримкою.

Після вибору папки та варіантів експорту натисніть кнопку “Підключити” – і готово. Налаштування Google Drive для записів дзвінків завершено, аудіофайли будуть зберігатися в хмарі.
Експорт записів розмов на Google Drive можна зробити вручну. В “Журналі дзвінків” формуєте звіт за потрібними параметрами та натискаєте кнопку “Експорт аудіо на зовнішній диск”.

Як підключити Dropbox

Dropbox — ще один популярний сервіс для зберігання даних. Ви можете налаштувати автоматичний експорт дзвінків у Dropbox з Окі-Токі. Весь процес налаштування простий і займе всього кілька хвилин.

Підключення Dropbox до Окі-Токі:

У розділі Зовнішні ресурси за кнопкою “Підключити” виберіть зі списку Dropbox. Вас перенаправить на сторінку входу в Dropbox. Можна увійти через Google акаунт, Apple, електронною поштою або зареєструватися, якщо акаунту ще немає. 

Потім в Окі-Токі заповніть назву для папки, куди будуть зберігатися mp3 файли та виберіть вид експорту – “Backup”, “Mirror” або “External only”. Налаштування Dropbox для записів дзвінків завершено.

Експорт записів розмов в Dropbox можна зробити вручну через “Журнал дзвінків” у верхньому правому куті панелі.

Як виправити помилки підключення

Іноді при підключенні Google Drive або Dropbox до Окі-Токі можуть виникнути помилки, але вони завжди вирішувані. 

Ось кілька поширених проблем і способи їх рішення:

Помилка підключення Dropbox — що робити:

Якщо ви підключили Dropbox і виникла помилка – для початку перевірте, що правильно ввели дані (логін і пароль). Переконайтеся, що ваш профіль не заблокований і є потрібні дозволи для підключення.

Якщо все введено вірно – перепідключіть сервіс у налаштуваннях Окі-Токі. Часто допомагає просте видалення та повторне підключення.

Як виправити помилку підключення Google Drive:

• Перший варіант – видалити інтеграцію в Окі-Токі та заново підключити. 
• Якщо не допомагає – потрібно перепідключити, скасувавши усі зв\’язки та заново надавши доступ. 

Для цього відкрийте налаштування Google акаунту – розділ “Сторонні додатки та сервіси” і скасуйте усі зв\’язки з Окі-Токі. Тепер можна підключати диск. 

• При проблемах з Google Drive також насамперед перевірте дані для авторизації. Іноді потребується оновити токен доступу, якщо він закінчився.

• Також перевірте налаштування профілю та що у вас є доступ до потрібного диску та правам на запис даних.

Якщо ніщо із переліченого не допомогло врегулювати зв\’язок зовнішнього диска з Окі-Токі – ви можете звернутися до техпідтримки, і ми перевіримо, у чому може бути проблема. Сподіваємося, наші рекомендації допоможуть вам у виборі способу зберігання записів дзвінків вашого кол-центру. [:pl]Uruchamiając call-center, od razu nasuwa się pytanie: gdzie przechowywać nagrania rozmów operatorów? W Oki-Toki każda firma ma podstawowe 10 GB miejsca — to około 1400 godzin rozmów, które zobowiązujemy się przechowywać przez pół roku. Ale co zrobić, jeśli jest znacznie więcej rozmów? Albo jeśli potrzebne są stare nagrania? Tutaj mamy dwie proste opcje: rozszerzyć miejsce w Oki-Toki lub podłączyć zewnętrzne.

• Do czego potrzebne jest zewnętrzne miejsce do przechowywania

• Co wybrać: Oki-Toki czy przechowywanie “w chmurze”

• Jak podłączyć Google Drive do Oki-Toki

• Jak podłączyć Dropbox

• Jak naprawić błędy połączenia

Do czego potrzebne jest zewnętrzne miejsce do przechowywania

Przechowywanie nagrań rozmów w chmurze – jest bardzo wygodne. Dostęp do nagrań jest wszędzie, gdzie jest internet — z komputera lub telefonu. I nie trzeba mieć własnych serwerów, aby zabezpieczyć dane. Tutaj można być pewnym: żadna rozmowa się nie zgubi i zawsze będziesz mógł znaleźć potrzebne nagranie w kilka kliknięć.

Dla wielu firm to nie tylko wygoda, ale konieczność. W call-centerach, działach obsługi klienta, taksówkach i innych dziedzinach często zgodnie z regulaminem trzeba przechowywać nagrania rozmów. Przeniesienie nagrań rozmów do przechowywania w chmurze pomoże efektywnie zarządzać tymi danymi i nie stracić ani jednej ważnej rozmowy.

Co wybrać: Oki-Toki czy przechowywanie “w chmurze”

Aby zrozumieć, co będzie lepiej pasować do Twojej firmy, przeprowadźmy porównanie zewnętrznego i wewnętrznego miejsca do przechowywania. Zalety zewnętrznego przechowywania nagrań:

• Dostęp: nagrania znajdują się poza Oki-Toki, a zatem dostęp do nich masz zawsze warunkowo;
• Elastyczność: dzielisz się rozmowami wybiórczo — na przykład z partnerami, nie tworząc dla nich profilu w Oki-Toki.
• Koszt: przechowywanie w chmurze często kosztuje mniej, a są dodatkowe zniżki przy rocznej płatności.
• Skalowalność: nie musisz martwić się czy wystarczy miejsca — zawsze można zwiększyć ilość miejsca w przechowywaniu, zmieniając plan.
• Bezpieczeństwo: nagrania są chronione według wysokich standardów, eliminując utratę i nieautoryzowany dostęp.

Przechowywanie nagrań w Oki-Toki również ma swoje plusy:

• Wewnętrzne miejsce do przechowywania w Oki-Toki, kiedy jest zapełnione w 100%, zastępuje nowymi nagraniami najstarsze, dając priorytet aktualności. Google Drive nie ma takiej priorytetowości;
• Dodatkowe wewnętrzne miejsce do przechowywania, podobnie jak podstawowe, pozwala słuchać dialogów bezpośrednio z Dziennika połączeń. A nagrania przeniesione do chmury są dostępne tylko poza interfejsem Oki-Toki;

• Nagrania w Dzienniku połączeń można znajdować według wielu parametrów i w razie potrzeby pobrać. Na zewnętrznym dysku można szukać po nazwie pliku lub jego części;

W Oki-Toki możesz samodzielnie skompilować nazwę pliku, to znaczy wskazać dane: imię agenta, Kolejkę/Automatyczne wybieranie, typ połączenia, numer telefonu i imię klienta. Plik nagrania rozmowy z taką nazwą będzie pobierany na komputer i eksportowany na zewnętrzny dysk.

• W Dzienniku połączeń Oki-Toki widać kto słuchał, pobierał lub robił eksport do chmury;

Ponieważ domyślnie Google Disk jest otwarty tylko dla jednego użytkownika, aby posłuchać rozmowy innemu człowiekowi, trzeba mu udostępnić dostęp. W Oki-Toki regulowane jest to przez Role i Projekty;

• Osoba z dostępem do zewnętrznego miejsca do przechowywania i z prawem edycji może przypadkowo lub celowo usunąć wszystkie rozmowy w dwa kliknięcia, bez możliwości ich odzyskania. W Oki-Toki nagrania będą przechowywane tak długo, jak to konieczne;
• Zwiększenie ilości dodatkowego wewnętrznego miejsca do przechowywania w Oki-Toki można zrobić w kilka kliknięć przez Zarządzanie usługami. Tam wyświetlany jest rozmiar głównego miejsca do przechowywania (10 GB), dodatkowego, a także ile % zajęte.

Którą opcję wybrać – to zależy tylko od ciebie. Jeśli wybrałeś podłączenie przechowywania w chmurze, poniżej w artykule są dwie instrukcje z Ustawieniami Google Drive dla nagrań rozmów i Dropbox w Oki-Toki.

Jak podłączyć Google Drive do Oki-Toki

W sekcji Zewnętrzne źródła za pomocą przycisku “Podłącz” wybierz z listy Google Drive. Pojawi się okno z wyborem konta Google.

Aplikacja zażąda dostępu, aby go udzielić należy otworzyć dodatkowe ustawienia i przejść za pomocą linku. Udziel praw i kliknij “Kontynuuj”.

Otworzy się strona z ustawieniami:

• Nazwa folderu – do niego będą zapisywane pliki mp3 podczas automatycznego eksportu, a także przy pobieraniu przez raport “Dziennik połączeń”;
• Typ eksportu – włącz suwak, jeśli potrzebny jest automatyczny eksport rozmów na Google Drive i wybierz jedną z trzech opcji:
  • Backup: stare nagrania są przenoszone na zewnętrzny dysk przy zapełnieniu wewnętrznego miejsca do przechowywania;
  • Mirror: audio jest nagrywane na głównym miejscu do przechowywania, a następnie kopiowane do chmury;
  • External only: pliki audio są zapisywane tylko na zewnętrznym dysku.

Ponieważ liczba przesyłek do chmury jest ograniczona, nagrania będą pojawiać się z małym opóźnieniem.

Po wybraniu folderu i opcji eksportu naciśnij przycisk “Podłącz” – i gotowe. Ustawienie Google Drive dla nagrań rozmów jest zakończone, pliki audio będą zapisywane w chmurze.

Eksport nagrań rozmów na Google Drive można wykonać ręcznie. W “Dzienniku połączeń” generujesz raport według potrzebnych parametrów i klikasz przycisk “Eksport audio na zewnętrzny dysk”.

Jak podłączyć Dropbox

Dropbox — jeszcze jeden popularny serwis do przechowywania danych. Możesz ustawić automatyczny eksport rozmów do Dropbox z Oki-Toki. Cały proces konfiguracji jest prosty i zajmie tylko kilka minut.

Podłączanie Dropbox do Oki-Toki:

W sekcji Zewnętrzne źródła za pomocą przycisku “Podłącz” wybierz z listy Dropbox. Zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Dropbox. Możesz zalogować się przez konto Google, Apple, przez e-mail lub zarejestrować się, jeśli jeszcze nie masz konta.

Następnie w Oki-Toki wypełnij nazwę dla folderu, gdzie będą zapisywane pliki mp3 i wybierz rodzaj eksportu – “Backup”, “Mirror” lub “External only”. Konfiguracja Dropbox dla nagrań rozmów została zakończona.

Eksport nagrań rozmów do Dropbox można wykonać ręcznie przez “Dziennik połączeń” w prawym górnym rogu panelu.

Jak naprawić błędy połączenia

Czasami przy podłączaniu Google Drive lub Dropbox do Oki-Toki mogą pojawić się błędy, ale zawsze istnieje sposób na ich rozwiązanie.

Oto kilka częstych problemów i sposoby ich rozwiązania:

Błąd połączenia Dropbox — co robić:

Jeśli podłączyłeś Dropbox i wystąpił błąd – na początek sprawdź czy poprawnie wprowadziłeś dane (login i hasło). Upewnij się, że Twój profil nie jest zablokowany i masz potrzebne uprawnienia do połączenia.

Jeśli wszystko zostało wprowadzone poprawnie – ponownie podłącz usługę w ustawieniach Oki-Toki. Często pomaga proste usunięcie i ponowne podłączenie.

Jak naprawić błąd połączenia Google Drive:

• Pierwszy wariant – usunąć integrację w Oki-Toki i ponownie podłączyć.
• Jeśli to nie pomaga – należy ponownie podłączyć, anulując wszystkie połączenia i na nowo udzielając dostępu.

W tym celu otwórz ustawienia konta Google – sekcję \”Aplikacje stron trzecich i usługi\” i anuluj wszystkie połączenia z Oki-Toki. Teraz można podłączać dysk.

• Przy problemach z Google Drive również w pierwszej kolejności sprawdź dane dla autoryzacji. Czasami konieczne jest odświeżenie tokenu dostępu, jeśli wygasł.

• Sprawdź również ustawienia profilu i czy masz dostęp do potrzebnego dysku oraz prawa do zapisu danych.

Jeśli żadna z wymienionych opcji nie pomogła nawiązać połączenia zewnętrznego dysku z Oki-Toki – możesz skontaktować się z naszym wsparciem technicznym, a my sprawdzimy, w czym może być problem. Mamy nadzieję, że nasze zalecenia pomogą Ci w wyborze sposobu przechowywania nagrań rozmów Twojego call-center. [:es]Al lanzar un centro de llamadas, surge inmediatamente la pregunta: ¿dónde almacenar las grabaciones de las llamadas de los agentes? En Oki-Toki, cada compañía tiene 10 GB de almacenamiento básico — esto es aproximadamente 1400 horas de conversaciones, las cuales nos comprometemos a almacenar durante seis meses. Pero, ¿qué hacer si hay muchas más llamadas? ¿O si se necesitan grabaciones antiguas? Aquí hay dos opciones simples: expandir el almacenamiento dentro de Oki-Toki o conectar un almacenamiento externo.

• ¿Para qué se necesita un almacenamiento externo?

• ¿Qué elegir: Oki-Toki o almacenamiento “en la nube”?

• Cómo conectar Google Drive a Oki-Toki

• Cómo conectar Dropbox

• Cómo corregir errores de conexión

¿Para qué se necesita un almacenamiento externo?

Almacenar las grabaciones de llamadas en la nube es muy conveniente. El acceso a las grabaciones está disponible en cualquier lugar donde haya internet — desde una computadora o teléfono. Y no es necesario mantener servidores propios para proteger los datos. Aquí se puede estar seguro: ninguna conversación se perderá y siempre podrá encontrar la grabación que necesita en un par de clics.

Para muchas compañías esto no es solo una conveniencia, sino una necesidad. En los centros de llamadas, servicios de soporte, taxis y otras áreas, a menudo es necesario por regulación almacenar las grabaciones de las llamadas. Transferir las grabaciones de llamadas al almacenamiento en la nube ayudará a gestionar estos datos de manera eficaz y no perder ninguna conversación importante.

¿Qué elegir: Oki-Toki o almacenamiento “en la nube”?

Para entender qué es lo que mejor se adapta a su compañía, comparemos el almacenamiento externo e interno. 

Ventajas del almacenamiento externo de grabaciones:

• Acceso: las grabaciones están fuera de Oki-Toki, lo que significa que el acceso a ellas está condicionalmente siempre disponible;
• Flexibilidad: comparte llamadas selectivamente — por ejemplo, con socios, sin crearles un perfil en Oki-Toki.
• Costo: el almacenamiento en la nube a menudo es más barato, y hay descuentos adicionales por pago anual.
• Escalabilidad: no necesita preocuparse por si hay suficiente espacio — siempre puede aumentar el volumen de almacenamiento cambiando de plan.
• Seguridad: las grabaciones están protegidas por altos estándares, excluyendo pérdida y acceso no autorizado.

Almacenar grabaciones en Oki-Toki también tiene sus ventajas:

• El almacenamiento interno de Oki-Toki, cuando se llena al 100%, reemplaza las grabaciones más antiguas con nuevas, dando prioridad a la relevancia. Google Drive no tiene esta prioridad;
• El almacenamiento interno adicional, al igual que el básico, permite escuchar diálogos directamente desde El registro de llamadas. Y las grabaciones movidas a la nube solo están disponibles fuera de la interfaz de Oki-Toki;

• En el Registro de llamadas de Oki-Toki, puedes encontrar grabaciones por muchos parámetros y, si es necesario, descargarlas. En el disco externo, puedes buscar por nombre de archivo o una parte de él;

En Oki-Toki, puedes personalizar el nombre del archivo, es decir, especificar los datos: nombre del agente, Cola/llamadas automáticas, tipo de llamada, número de teléfono y nombre del cliente. El archivo de grabación de la llamada con ese nombre se descargará al computador y se exportará al disco externo.

• En el Registro de llamadas de Oki-Toki se ve quién ha escuchado, descargado o hecho la exportación a la nube;

Como por defecto Google Disk está abierto solo para un usuario, para que otra persona escuche la llamada, necesita concederle acceso. En Oki-Toki, esto se regula por Roles y Proyectos; 

• Una persona con acceso al almacenamiento externo y con derecho a editar puede accidental o intencionadamente eliminar todas las llamadas en dos clics, sin posibilidad de recuperarlas. En Oki-Toki, las grabaciones se almacenarán hasta que sea necesario;
• Aumentar el volumen del almacenamiento interno adicional en Oki-Toki se puede hacer en un par de clics a través de Gestión de servicios. Allí se muestra el tamaño del almacenamiento principal (10 GB), el adicional, así como el porcentaje ocupado.

Qué opción elegir depende solo de usted. Si eligió conectar un almacenamiento en la nube, a continuación en el artículo hay dos instrucciones con Configuración de Google Drive para grabaciones de llamadas y Dropbox en Oki-Toki.

Cómo conectar Google Drive a Oki-Toki

En la sección Recursos externos presione el botón “Conectar” y seleccione Google Drive de la lista. Aparecerá una ventana con la selección de la cuenta de Google. 

La aplicación solicitará acceso, para otorgarlo necesita abrir los ajustes adicionales y seguir el enlace. Conceda los derechos y presione “Continuar”. 

Se abrirá una página con los ajustes: 

• Nombre de la carpeta – en ella se guardarán archivos mp3 durante la exportación automática, así como al descargar a través del informe “Registro de llamadas”;
• Tipo de exportación – active el interruptor si necesita exportación automática de llamadas a Google Drive y elija una de las tres opciones:
  • Backup: las grabaciones antiguas se mueven al disco externo al llenarse el almacenamiento interno;
  • Mirror: el audio se graba en el almacenamiento principal, luego se copia a la nube;
  • External only: los archivos de audio se guardan solo en el disco externo. 

Como el número de cargas en la nube está limitado, las grabaciones aparecerán con un pequeño retraso.

Después de elegir la carpeta y las opciones de exportación presione el botón “Conectar” – y listo. La configuración de Google Drive para grabaciones de llamadas está completa, los archivos de audio se guardarán en la nube.

La exportación de grabaciones de llamadas a Google Drive puede hacerse manualmente. En el “Registro de llamadas” genere el informe con los parámetros necesarios y presione el botón “Exportar audio al disco externo”.

Cómo conectar Dropbox

Dropbox — otro servicio popular para el almacenamiento de datos. Puede configurar la exportación automática de llamadas a Dropbox desde Oki-Toki. Todo el proceso de configuración es sencillo y toma solo unos minutos.

Conectar Dropbox a Oki-Toki:

En la sección Recursos externos presione el botón “Conectar” y seleccione Dropbox de la lista. Será redirigido a la página de inicio de sesión de Dropbox. Puede ingresar a través de una cuenta de Google, Apple, por correo electrónico o registrarse si aún no tiene una cuenta. 

Luego, en Oki-Toki, complete el nombre de la carpeta donde se guardarán los archivos mp3 y elija el tipo de exportación – “Backup”, “Mirror” o “External only”. La configuración de Dropbox para grabaciones de llamadas está completa.

La exportación de grabaciones de llamadas a Dropbox puede hacerse manualmente a través del “Registro de llamadas” en el panel superior derecho.

Cómo corregir errores de conexión

A veces, al conectar Google Drive o Dropbox a Oki-Toki pueden surgir errores, pero siempre son solucionables. 

Aquí hay algunos problemas comunes y cómo solucionarlos:

Error de conexión de Dropbox — qué hacer:

Si conectó Dropbox y ocurrió un error – primero verifique que ingresó correctamente los datos (usuario y contraseña). Asegúrese de que su perfil no esté bloqueado y que tenga los permisos necesarios para conectarse.

Si todo se ingresó correctamente – reconecte el servicio en los ajustes de Oki-Toki. A menudo ayuda simplemente eliminar y volver a conectar.

Cómo corregir el error de conexión de Google Drive:

• La primeraopción – eliminar la integración en Oki-Toki y volver a conectar.
• Si eso no ayuda – es necesario reconectar, cancelando todas las asociaciones y otorgar acceso de nuevo.

Para ello, abre los ajustes de tu cuenta de Google – sección \”Aplicaciones y servicios de terceros\” y cancela todas las conexiones con Oki-Toki. Ahora puedes volver a conectar el disco.

• Si tienes problemas con Google Drive, lo primero es verificar los datos de autorización. A veces es necesario actualizar el token de acceso si ha caducado.

• También verifica las configuraciones de perfil y que tengas acceso al disco adecuado y los derechos para escribir datos.

Si ninguna de las opciones mencionadas soluciona la conexión del disco externo con Oki-Toki – puedes contactar al soporte técnico, y revisaremos cuál puede ser el problema. Esperamos que nuestras recomendaciones te ayuden a elegir el método de almacenamiento para las grabaciones de llamadas de tu centro de llamadas. [:tr]Call merkezi kurarken hemen şu soru ortaya çıkar: agentlerin arama kayıtları nerede saklanır? Oki-Toki\’de her şirket için temel 10 GB depolama alanı vardır – bu yaklaşık 1400 saat konuşma demektir, bu kayıtları altı ay boyunca saklamayı taahhüt ediyoruz. Peki ya aramalar çok daha fazla olursa? Ya da eski kayıtlara ihtiyacınız olursa? Burada iki basit seçenek var: Oki-Toki içinde depolama alanını genişletmek ya da harici bir depolama alanı bağlamak.

• Harici bir depolama alanına neden ihtiyaç var

• Ne seçmeli: Oki-Toki mi yoksa “bulutta” saklama mı

• Google Drive\’ı Oki-Toki\’ye nasıl bağlarsınız

• Dropbox\’ı nasıl bağlarsınız

• Bağlantı hatalarını nasıl düzeltirsiniz

Harici bir depolama alanına neden ihtiyaç var

Konuşma kayıtlarını bulutta saklamak çok kullanışlıdır. Kayıtlara internet olan her yerden, bilgisayardan veya telefondan erişebilirsiniz. Ve verileri korumak için kendi sunucularını tutmanıza gerek yok. Burada hiçbir konuşmanın kaybolmayacağından ve ihtiyacınız olan kaydı birkaç tıklama ile her zaman bulabileceğinizden emin olabilirsiniz.

Birçok şirket için bu sadece bir kolaylık değil, bir gerekliliktir. Call merkezlerinde, destek hizmetlerinde, taksilerde ve diğer alanlarda sıkça konuşma kayıtlarını saklamak gereklidir. Konuşma kayıtlarını bulut depolamaya aktarmak bu verileri etkili bir şekilde yönetmenize ve hiçbir önemli konuşmayı kaybetmemenize yardımcı olur.

Ne seçmeli: Oki-Toki mi yoksa “bulutta” saklama mı

Şirketiniz için neyin daha iyi olduğunu anlamak için, harici ve iç depolama alanını karşılaştıralım. 

Harici kayıt depolama alanının avantajları:

• Erişim: kayıtlar Oki-Toki dışında bulunur, bu da onlara neredeyse her zaman erişebileceğiniz anlamına gelir;
• Esneklik: aramaları seçici olarak paylaşın – örneğin, onlar için Oki-Toki\’de profil oluşturmadan ortaklarınızla.
• Maliyet: bulut depolama genellikle daha ucuzdur ve yıllık ödeme yapılırsa ek indirimler vardır.
• Ölçeklenebilirlik: alanın yetip yetmeyeceği konusunda endişelenmenize gerek yok – her zaman depolama kapasitesini artırabilir, tarifeyi değiştirebilirsiniz. 
• Güvenlik: kayıtlar yüksek standartlarda korunur, kaybolma ve yetkisiz erişimi dışlar.

Oki-Toki\’de kayıt saklama da kendi avantajlarına sahiptir:

• Oki-Toki iç depolama alanı, %100 dolu olduğunda yeni kayıtlarla en eski kayıtları değiştirir, güncelliği önceliklendirir. Google Drive böyle bir önceliklendirmeye sahip değil;
• Ek iç depolama alanı, temel alan gibi, diyalogları doğrudan Arama Günlüğü\’nden dinlemeye olanak tanır. Buluta taşınan kayıtlar yalnızca Oki-Toki arayüzü dışında erişilebilir;

• Arama Günlüğünde kayıtları birçok parametreye göre bulabilir ve gerektiğinde indirebilirsiniz. Harici diskte dosya adına veya onun bir parçasına göre arama yapabilirsiniz;

Oki-Toki\’de dosya adını kendiniz belirleyebilirsiniz, yani agent adı, Kuyruk/Otomatik arama, arama türü, telefon numarası ve müşteri adı gibi bilgileri belirtebilirsiniz. Bu adı taşıyan arama kaydı dosyası bilgisayara indirilecek ve harici diske aktarılacaktır.

• Arama Günlüğü\’nde Oki-Toki\’de kimin dinlediğini, indirdiğini ya da buluta aktardığını görebilirsiniz;

Google Disk varsayılan olarak yalnızca bir kullanıcı için açıktır, bu yüzden bir başkasının aramayı dinlemesi için ona erişim vermeniz gerekir. Oki-Toki\’de bu Roller ve Projeler ile düzenlenir; 

• Harici bir depolama alanına ve düzenleme hakkına sahip biri, iki tıklama ile tüm aramaları yanlışlıkla veya kasıtlı olarak silebilir, onları geri yüklemek mümkün olmaz. Oki-Toki\’de kayıtlar gerektiği sürece saklanır;
• Ek iç depolama alanını Oki-Toki\’de birkaç tıklama ile artırabilirsiniz Hizmet Yönetimi aracılığıyla. Orada ana depolama alanının (10 GB) boyutu, ek alan ve ne kadarı dolu olduğu gösterilir.

Hangi seçeneği tercih edeceğinize karar vermek size kalmış. Bulut depolama alanını bağlama kararı aldıysanız, aşağıda makalede Arama kayıtları için Google Drive ayarı ve Oki-Toki\’de Dropbox ile ilgili iki talimat var.

Google Drive\’ı Oki-Toki\’ye nasıl bağlarsınız

Bölümde Harici kaynaklar “Bağla” butonuna tıklayarak listeden Google Drive\’ı seçin. Google hesabınızı seçmek için bir pencere açılacak. 

Uygulama erişim talep eder, sağlamak için ek ayarları açın ve linki takip edin. Hakları verin ve \”Devam Et\”i tıklayın. 

Ayarlar sayfası açılacak: 

• Klasör Adı – otomatik dışa aktarma sırasında ve “Arama Günlüğü” raporu üzerinden indirme yapılırken mp3 dosyalarının kaydedileceği yer;
• Export Türü – aramaları Google Drive\’a otomatik olarak dışa aktarma işlemi gerekiyorsa kaydırıcıyı açın ve üç seçenekten birini seçin:
  • Yedek: iç depolama dolduğunda eski kayıtlar harici diske taşınır;
  • Ayna: ses ana depolama alanında kaydedilir, daha sonra buluta kopyalanır;
  • Yalnızca Harici: ses dosyaları yalnızca harici diskte kaydedilir. 

Buluta yüklemeler sınırlı olduğundan, kayıtlar küçük bir gecikmeyle görünecek.

Klasörü ve dışa aktarma seçeneklerini seçtikten sonra “Bağla” butonuna basın – ve işlem tamam. Arama kayıtları için Google Drive ayarları tamamlandı, ses dosyaları bulutta saklanacak.

Arama kayıtlarının Google Drive\’a dışa aktarımı manuel olarak yapılabiliyor. “Arama Günlüğü”nde gerekli parametrelere göre rapor hazırlayıp “Dışa aktar” butonuna basınız.

Dropbox\’ı nasıl bağlarsınız

Dropbox — veri saklama için başka bir popüler servistir. Oki-Toki\’den Dropbox\’a otomatik arama dışa aktarımı ayarlayabilirsiniz. Tüm ayarlama işlemi basittir ve yalnızca birkaç dakika sürer.

Dropbox\’ı Oki-Toki\’ye bağlama:

Bölümde Harici kaynaklar “Bağla” butonuna basarak listeden Dropbox\’ı seçin. Dropbox giriş sayfasına yönlendirileceksiniz. Google hesabı, Apple, e-posta ile giriş yapabilir veya henüzhesabınız yoksa kaydolabilirsiniz. 

Daha sonra Oki-Toki\’de, mp3 dosyalarının kaydedileceği klasör adını doldurun ve dışa aktarma tipini – “Yedek”, “Ayna” veya “Yalnızca Harici” seçin. Arama kayıtları için Dropbox ayarları tamamlandı.

Arama kayıtlarının Dropbox\’a dışa aktarımı üst sağ paneldeki “Arama Günlüğü” aracılığıyla manuel olarak yapılabiliyor.

Bağlantı hatalarını nasıl düzeltirsiniz

Bazen Google Drive veya Dropbox\’ı Oki-Toki\’ye bağlarken hatalar oluşabilir, ama bunlar her zaman çözülebilir. 

İşte bazı yaygın sorunlar ve çözümleri:

Dropbox bağlantı hatası — ne yapmalı:

Eğer Dropbox bağladıysanız ve bir hata oluştuysa – önce verilerinizi (kullanıcı adı ve şifre) doğru girdiğinizden emin olun. Profilinizin engellenmediğinden ve bağlantı için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun.

Her şey doğru girildiyse – servisi Oki-Toki ayarlarında yeniden bağlayın. Genellikle basit bir silme ve yeniden bağlama işlemi yardımcı olur.

Google Drive bağlantı hatasını nasıl düzeltebilirsiniz:

• İlk seçenek – Oki-Toki\’deki entegrasyonu silip yeniden bağlamak. 
• Bu işe yaramazsa – tüm bağlarınızı iptal edip yeniden erişim sağlayarak yeniden bağlamayı deneyin. 

Bunu yapmak için Google hesap ayarlarınızı açın – \”Üçüncü taraf uygulamalar ve servisler\” bölümünü bulun ve Oki-Toki ile tüm bağları iptal edin. Şimdi diski bağlayabilirsiniz. 

• Google Drive ile problemler yaşarsanız, ilk olarak yetkilendirme verilerinizi kontrol edin. Bazen erişim token\’inizi yenilemeniz gerekebilir, eğer süresi dolmuşsa.

• Profil ayarlarınızı da kontrol edin ve gereken diske ve veri yazma hakkına sahip olduğunuzdan emin olun.

Eğer listelenen hiçbir şey harici diski Oki-Toki ile bağlamayı düzeltemediyseniz – teknik destekle iletişime geçebilirsiniz ve biz sorunun nerede olabileceğini kontrol ederiz. Umarız, arama kayıtlarınızı saklama yöntemi seçiminde önerilerimiz size yardımcı olur.[:]