[:en]Oki-Toki quotas: setup and use in CATI surveys[:ru]Квоты Оки-Токи: Настройка и использование в CATI-опросах[:ua]Квоти Окі-Токі: Налаштування та використання у CATI-опитуваннях[:pl]Quoty Oki-Toki: konfiguracja i wykorzystanie w badaniach CATI[:es]Quotas Oki-Toki: configuración y uso en encuestas CATI[:tr]Oki-Toki kotaları: CATI-anketlerinde ayarlama ve kullanım[:]

[:en]For call centers conducting surveys, it’s important not just to call through a database, but to collect the necessary sample according to given parameters — for example, by age, gender, or interest in the product. Oki-Toki has the right tool for this – quotas. In this article, we\’ll discuss what a quota is, how to set it up, and monitor the execution process.

Quotas for CATI Surveys

CATI system are computer-assisted telephone interviews used for a variety of tasks: from studying customer opinions to assessing the quality of service and testing new ideas. This format is convenient because the agent immediately enters the answers into the system, and the results are available for analysis almost instantly.

Oki-Toki quotas are a tool that tracks the number of questionnaires that meet pre-set conditions. Once the answer limit is collected, the system signals the possibility of moving to the next group or task. The tool does not block the agents\’ work, does not stop calls — it simply records the fact that the necessary questionnaires have been obtained. This is convenient if the survey is conducted with different parameters, and it’s important to control the balance. With quotas, it\’s easier to navigate the process and not collect excess data.

How to Set Up Quotas in Oki-Toki?

In Oki-Toki, quotas are configured in agent’s script. Open the required script and go to the «Quotas» tab. If you are just starting, create or upload a script following the instructions available on the blog. When working with a questionnaire script, it’s worth considering the survey logic of the CATI system and the types of answers to questions in advance. How to prepare a CATI questionnaire is described in a separate article.

To add a new quota, select the appropriate section and click «Create quota».

Specify the name, limit, and set the condition — based on which answer or combination of answers, a questionnaire will be considered. The condition for a quota consists of two parts — a requirement and a control requirement.

• Requirement determines which questionnaire to count towards the quota. This can be one or several answers to selected questions. You determine which answers are considered \”target\” — and as soon as the respondent selects them, the questionnaire goes into the quota;
• Control Requirement helps the system understand that a questionnaire is considered completed. Most often, it\’s the answer to the last question of the questionnaire — as a simple and reliable way to ensure the respondent has reached the end of the survey. You can also choose another question if the script’s logic allows it. This not only affects the counting of quotas but also helps to filter out random questionnaires, thus improving CATI data validation.

Together, these two blocks enable tracking quotas in CATI surveys. Based on the answers selected by the respondent, a questionnaire can be complete or incomplete.

• Complete – the respondent meets all the quota conditions, including the control ones;
• Incomplete – the survey participant meets the quota, but the questionnaire is not counted because the control requirement is not met;

Important! If the control requirements are not indicated, then all questionnaires that meet the quota requirements are by default considered complete.

Working with Quotas

After setting up, the quota starts to track responses in real-time. As soon as a CATI questionnaire meets the set conditions and passes the control requirement (if specified) — it is automatically counted towards the quota. This approach ensures quota fulfillment even when working with a large database of respondents.

When filling out a questionnaire, the agent receives notifications:

• the questionnaire fits under the quota – the respondent answered the questions specified in the requirements;
• the questionnaire is counted towards the quota – the client answered the control question;
• the quota is filled – the needed number of questionnaires has been collected. 

In Oki-Toki, at any time you can see how many questionnaires have been collected, how many remain, which quotas are active, and which have already been met. This data is displayed on the card of each quota.

Also, the quota has two statuses: 

• in progress – the limit for the quota has not been reached;
• completed – all questionnaires for the quota have been collected. 

It’s important to remember that quotas don’t limit or stop the dialer from calling respondents, they just notify that the limit has been reached. The decision is made by a person — to disable a segment, change priorities, or leave everything as it is.

To receive automatic notifications about quota fulfillment, you can configure a web hook. In the \”Quotas\” section, there is a direct link to the event creation page. Follow it and select the desired external integration. This can be integration with email, SMS, or telegram-bot. By default, the web hook sends notifications when the quota reaches the \”Completed\” status. This event applies to all quotas created within one agent’s script.

If a quota is no longer needed — it can be archived.

How to Collect Reports on Quotas?

In Oki-Toki, it’s possible to obtain data about the results of quota fulfillment through quota reports.

• Summary report on quotas by period – shows the number of complete and incomplete questionnaires filled in by dates. Suitable for monitoring the dynamics of quota fulfillment and determining peak activity periods.

• Summary report by quota – data is formed for each quota for the selected period. This option is suitable for analyzing quotas across different segments. 

In reports, you can use distribution by agents to see how many questionnaires each agent processed, and how many of them were counted towards the quota. This format helps to assess the efficiency of CATI interviewers.

In reports, you can view additional data:

• Questionnaire ID – clicking on the link, you can go to the respondent\’s answers.;
• Phone number and customer ID;
• Questionnaire completion status – complete/incomplete;
• Interviewer’s (agent’s) name;
• Call ID – for direct access to the Call Journal.

These data will allow setting up the quota tracking process and quickly finding the necessary information for analysis.

Data export is available in convenient formats: HTML, Google Sheets, Microsoft Excel.

If you need an automatic report to track quotas – use \”Report\”. It gathers data on quota fulfillment and also enumerates top agents with the highest and lowest number of questionnaires. Such a report is convenient for monitoring efficiency, comparing results, and analyzing the overall dynamics of the survey.

How to create a\”Report\”  is detailed in a separate article.

Quotas in Oki-Toki are more of a helper than a limitation. Clear statuses and settings for notifications about quota fulfillment will free you from manually checking questionnaires and customer responses. This simplifies the data collection control, helps to stay within the necessary sample limits and switch to other tasks in time.[:ru]Колл-центрам, которые проводят опросы, важно не просто обзвонить базу, а собрать нужную выборку по заданным параметрам — например, по возрасту, полу или интересу к продукту. В Оки-Токи для этого есть подходящий инструмент – квоты. В статье мы расскажем, что такое квота, как её настроить и контролировать процесс выполнения.

Квоты для САТІ-опросов

CATI-опросы – это компьютеризированные телефонные интервью, которые используют для самых разных задач: от изучения мнения клиентов до оценки качества обслуживания и тестирования новых идей. Такой формат удобен тем, что оператор сразу заносит ответы в систему, а результат доступен для анализа практически моментально.

Квоты Оки-Токи — это инструмент, который отслеживает количество анкет, подходящих под заранее заданные условия. Как только лимит ответов собран, система сигнализирует о возможности перехода к следующей группе или задаче. Инструмент не блокирует работу операторов, не останавливает обзвон — он просто фиксирует факт, что нужные анкеты получены. Это удобно, если опрос идёт по разным параметрам, и важно контролировать баланс. С квотами проще ориентироваться в процессе и не собирать лишнего.

Как настроить квоты в Оки-Токи?

В Оки-Токи квоты настраиваются в сценарии оператора. Откройте нужный сценарий и перейдите во вкладку «Квоты». Если вы только начинаете работу, создать или загрузить сценарий можно по инструкциям, которые есть на блоге.
При работе со сценарием анкеты, стоит наперед продумать логику опроса, а так же типы ответов на вопросы. Как подготовить САТІ-опросник описано в отдельной статье.

Чтобы добавить новую квоту, выберите соответствующий раздел и нажмите «Создать квоту».

Укажите название, лимит и задайте условие — по какому ответу или комбинации ответов анкета будет засчитана. Условие для квоты состоит из двух частей — требование и контрольное требование.

• Требование определяет, какую анкету засчитать в квоту. Это может быть один или несколько ответов на выбранные вопросы. Вы сами определяете, какие ответы считаются «целевыми» — и как только респондент выбрал их, анкета попадает в квоту;
• Контрольное требование дает системе понять, что анкета считается заполненной. Чаще всего используется ответ на последний вопрос анкеты — как простой и надёжный способ убедиться, что респондент дошёл до конца опроса. Также можно выбрать другой вопрос, если логика сценария это допускает. Это не только влияет на подсчёт квот, но и помогает отсекать случайные анкеты, тем самым улучшая валидацию данных в CATI.

Вместе эти два блока дают возможность мониторить квотный отбор в CATI-исследованиях. По итогам ответов, выбранных респондентом, анкета может быть полной и неполной.

• Полная – респондент подходит под все условия квоты, в том числе и контрольные;
• Неполная – опрашиваемый подходит под квоту, но анкета не засчитана, так как не выполнено контрольное требование;

Важно! Если контрольные требования не указаны, то все анкеты подходящие под требования квоты, по умолчанию считаются полным.

Работа с квотами

После настройки квота начинает отслеживать ответы в реальном времени. Как только анкета CATI соответствует заданным условиям и проходит контрольное требование (если указано) — она автоматически засчитывается в квоту. Такой подход обеспечивает квотирование даже при работе с большой базой данных респондентов.

При заполнении анкеты, оператор получает уведомления:

• анкета подходит под квоту – респондент ответил на вопросы, указанные в требованиях;
• анкета засчитана в квоту – клиент ответил на контрольный вопрос;
• квота заполнена – нужное количество анкет набрано. 

В Оки-Токи можно в любой момент посмотреть, сколько анкет уже собрано, сколько осталось, какие квоты активны, а какие уже выполнены. Эти данные выведены на карточке каждой квоты.

Так же у квоты есть два статуса: 

• в работе – лимит по квоте не набран;
• выполнена – все анкеты по квоте собраны. 

Важно помнить, что квоты не ограничивают и не приостанавливают автоматический обзвон респондентов, они лишь уведомляют о том, что лимит достигнут. Далее решение принимает человек — отключить сегмент, изменить приоритеты или оставить всё как есть.
Чтобы получать автоматические уведомления о выполнении квоты, можно настроить вебхук. В разделе «Квоты» есть прямая ссылка на страницу создания события. Перейдите по ней и выберите нужную внешнюю интеграцию. Это может быть интеграция с e-mail, SMS или telegram-ботом. 

По умолчанию вебхук отправляет уведомление, когда квота достигает статуса «Выполнена». Это событие применяется ко всем квотам, созданным внутри одного сценария оператора.

Если квота больше не нужна — её можно отправить в архив.

Как собрать отчетность по квотам?

В Оки-Токи получить данные о результатах квотирования можно с помощью отчетов по квотам.

• Сводный отчет по квотам за период – отображает количество полных и неполных анкет, заполненных по датам. Походит для мониторинга динамики выполнения квот и определения пиковых периодов активности.

• Сводный отчет по квоте – данные формируются по каждой квоте за выбранный период. Такой вариант подойдет для анализа квот по различным сегментам. 

В отчетах можно использовать разделение по операторам, чтобы увидеть, сколько анкет обработал каждый оператор, сколько из них попали в квоту. Такой формат помогает оценить эффективность интервьюеров CATI.

В отчетах можно посмотреть дополнительные данные:

• ID анкеты – нажав на ссылку, можно перейти к ответам респондента.;
• Номер телефона и ID клиента;
• Статус заполнения анкеты – полная/ неполная;
• Имя интервьюера (оператора);
• ID звонка – для перехода в Журнал звонков по прямой ссылке.

Эти данные позволят наладить процесс отслеживания квот и быстро найти нужную информацию для анализа. 

Экспорт данных есть в удобных форматах: HTML, Google Sheets, Microsoft Excel.

Если вам нужен автоматический отчет по квотам – используйте рапорт. В нем собраны данные по заполнению квот, а так же топ операторов с наибольшим и наименьшим количеством анкет. Такой отчёт удобен для мониторинга эффективности, сравнения результатов и анализа общей динамики опроса. Как создать рапорт читайте в отдельной статье.

Квоты в Оки-Токи — это скорее помощник, чем ограничение. Понятные статусы и настройка уведомлений о выполнении квоты избавят вас от ручной проверки анкет и ответов клиентов. Это упростит контроль за сбором данных, поможет не выйти за лимиты нужной выборки и вовремя переключиться на другие задачи.[:ua]Кол-центрам, які проводять опитування, важливо не просто обдзвонити базу, а зібрати потрібну вибірку за заданими параметрами — наприклад, за віком, статтю або інтересом до продукту. В Окі-Токі для цього є відповідний інструмент – квоти. У статті ми розповімо, що таке квота, як її налаштувати та контролювати процес виконання.

Квоти для САТІ-опитувань

CATI- опитування – це комп\’ютеризовані телефонні інтерв\’ю, які використовують для найрізноманітніших задач: від вивчення думки клієнтів до оцінки якості обслуговування та тестування нових ідей. Такий формат зручний тим, що оператор одразу вносить відповіді до системи, а результат доступний для аналізу практично миттєво.

Квоти Окі-Токі — це інструмент, який відстежує кількість анкет, що відповідають заздалегідь заданим умовам. Як тільки ліміт відповідей зібраний, система сигналізує про можливість переходу до наступної групи або завдання. Інструмент не блокує роботу операторів, не зупиняє обдзвін — він просто фіксує факт, що потрібні анкети отримані. Це зручно, якщо опитування йде за різними параметрами, і важливо контролювати баланс. З квотами простіше орієнтуватися в процесі та не збирати зайвого.

Як налаштувати квоти в Окі-Токі?

В Окі-Токі квоти налаштовуються в сценарії оператора. Відкрийте потрібний сценарій та перейдіть у вкладку «Квоти». Якщо ви тільки починаєте роботу, створити або завантажити сценарій можна за інструкціями, які є на блозі.При роботі зі сценарієм анкети, варто наперед обдумати логіку опитування, а також типи відповідей на питання. Як підготувати САТІ-опитувальник описано в окремій статті.

Щоб додати нову квоту, виберіть відповідний розділ і натисніть «Створити квоту».

Вкажіть назву, ліміт та задайте умову — за якою відповіддю або комбінацією відповідей анкета буде зарахована. Умова для квоти складається з двох частин — вимога і контрольна вимога.

• Вимога визначає, яку анкету зарахувати до квоти. Це може бути одна або кілька відповідей на вибрані питання. Ви самі визначаєте, які відповіді вважаються «цільовими» — і як тільки респондент обрав їх, анкета потрапляє у квоту;
• Контрольна вимога дає системі зрозуміти, що анкета вважається заповненою. Частіше за все використовується відповідь на останнє питання анкети — як простий і надійний спосіб переконатися, що респондент дійшов до кінця опитування. Також можна вибрати інше питання, якщо логіка сценарію це допускає. Це не тільки впливає на підрахунок квот, але й допомагає відсікти випадкові анкети, тим самим покращуючи валідацію даних в CATI.

Разом ці два блоки дають можливість моніторити квотний відбір в CATI-дослідженнях. За підсумками відповідей, обраних респондентом, анкета може бути повною та неповною.

• Повна – респондент відповідає усім умовам квоти, в тому числі й контрольним;
• Неповна – опитуваний відповідає квоті, але анкета не зарахована, оскільки не виконано контрольну вимогу;

Важливо! Якщо контрольні вимоги не вказані, то всі анкети, що відповідають вимогам квоти, за замовчуванням вважаються повними.

Робота з квотами

Після налаштування квота починає відстежувати відповіді в реальному часі. Як тільки анкета CATI відповідає заданим умовам і проходить контрольну вимогу (якщо вказано) — вона автоматично зараховується до квоти. Такий підхід забезпечує квотування навіть при роботі з великою базою даних респондентів.

При заповненні анкети, оператор отримує сповіщення:

• анкета підходить під квоту – респондент відповів на питання, вказані у вимогах;
• анкета зарахована до квоти – клієнт відповів на контрольне питання;
• квота заповнена – потрібна кількість анкет набрана. 

В Окі-Токі можна будь-коли подивитися, скільки анкет вже зібрано, скільки залишилося, які квоти активні, а які вже виконані. Ці дані виведені на картці кожної квоти.

Також у квоти є два статуси: 

• в роботі – ліміт за квотою не набраний;
• виконана – всі анкети за квотою зібрані. 

Важливо пам\’ятати, що квоти не обмежують і не зупиняють автоматичний обдзвін респондентів, вони лише сповіщають про те, що ліміт досягнутий. Далі рішення приймає людина — відключити сегмент, змінити пріоритети або залишити все як є.Щоб отримувати автоматичні сповіщення про виконання квоти, можна налаштувати вебхук. У розділі «Квоти» є пряме посилання на сторінку створення події. Перейдіть за нею та оберіть потрібну зовнішню інтеграцію. Це може бути інтеграція з e-mail, SMS або telegram-ботом. 

За замовчуванням вебхук відправляє сповіщення, коли квота досягає статусу «Виконана». Ця подія застосовується до всіх квот, створених усередині одного сценарію оператора.

Якщо квота більше не потрібна — її можна відправити в архів.

Як зібрати звітність за квотами?

В Окі-Токі отримати дані про результати квотування можна за допомогою звітів за квотами.

• Зведений звіт за квотами за період – відображає кількість повних та неповних анкет, заповнених по датах. Підходить для моніторингу динаміки виконання квот та визначення пікових періодів активності.

• Зведений звіт за квотою – дані формуються за кожною квотою за вибраний період. Такий варіант підійде для аналізу квот за різними сегментами. 

У звітах можна використовувати розподілення за операторами, щоб побачити, скільки анкет обробив кожен оператор, скільки з них потрапили до квоти. Такий формат допомагає оцінити ефективність інтерв\’юерів CATI.

У звітах можна подивитися додаткові дані:

• ID анкети – натиснувши на посилання, можна перейти до відповідей респондента.;
• Номер телефону та ID клієнта;
• Статус заповнення анкети – повна/ неповна;
• Ім\’я інтерв\’юера (оператора);
• ID дзвінка – для переходу в Журнал дзвінків по прямому посиланню.

Ці дані дозволять налагодити процес відстеження квот та швидко знайти потрібну інформацію для аналізу.

Експорт даних є у зручних форматах: HTML, Google Sheets, Microsoft Excel.

Якщо вам потрібен автоматичний звіт для відстеження квот – використовуйте рапорт. В ньому зібрані дані за заповненням квот, а також топ операторів з найбільшою та найменшою кількістю анкет. Такий звіт зручний для моніторингу ефективності, порівняння результатів та аналізу загальної динаміки опитування. Як створити рапорт читайте в окремій статті.

Квоти в Окі-Токі — це скоріше помічник, ніж обмеження. Зрозумілі статуси та налаштування сповіщень про виконання квоти звільнять вас від ручної перевірки анкет та відповідей клієнтів. Це спростить контроль за збором даних, допоможе не вийти за межі потрібних лімітів вибірки та вчасно перемикнутися на інші завдання.[:pl]Call centerom, które przeprowadzają ankiety, ważne jest nie tylko przeprowadzenie rozmów z bazą, ale także zebranie potrzebnej próbki według określonych parametrów — na przykład według wieku, płci lub zainteresowania produktem. W oki-toki jest do tego odpowiednie narzędzie — kwoty. W artykule opowiemy, czym jest kwota, jak ją skonfigurować i kontrolować proces jej realizacji.

Kwoty dla badań CATI

Ankiety CATI to komputerowe wywiady telefoniczne, które są wykorzystywane do różnych zadań: od badania opinii klientów, przez ocenę jakości obsługi, aż po testowanie nowych pomysłów. Ten format jest wygodny, ponieważ agent od razu wprowadza odpowiedzi do systemu, a wynik jest dostępny do analizy niemal natychmiast.

Kwoty Oki-Toki to narzędzie, które śledzi liczbę ankiet pasujących do wcześniej określonych warunków. Gdy limit odpowiedzi jest zebrany, system sygnalizuje możliwość przejścia do następnej grupy lub zadania. Narzędzie nie blokuje pracy agentów, nie zatrzymuje dialera — po prostu rejestruje fakt, że potrzebne ankiety zostały otrzymane. Jest to wygodne, jeśli ankieta jest przeprowadzana według różnych parametrów, i ważne jest, aby kontrolować równowagę. Z kwotami łatwiej się zorientować w procesie i nie zbierać zbędnych informacji.

Jak skonfigurować kwoty w Oki-Toki?

W Oki-Toki kwoty są konfigurowane w scenariuszu operatora. Otwórz odpowiedni scenariusz i przejdź do zakładki \”Kwoty\”. Jeśli dopiero zaczynasz pracę, utworzyć lub załadować scenariusz można zgodnie z instrukcjami, które są na blogu. Przy pracy ze scenariuszem ankiety, warto z góry przemyśleć logikę ankiety, a także rodzaje odpowiedzi na pytania. Jak przygotować ankietę CATI opisano w oddzielnym artykule.

Aby dodać nową kwotę, wybierz odpowiednią sekcję i kliknij „Utwórz kwotę”.

Podaj nazwę, limit i określ warunek — według jakiej odpowiedzi lub kombinacji odpowiedzi ankieta zostanie zaliczona. Warunek dla kwoty składa się z dwóch części — wymagania i wymagania kontrolnego.

• Wymaganie określa, którą ankietę zaliczyć do kwoty. Może to być jedna lub kilka odpowiedzi na wybrane pytania. Sami określacie, które odpowiedzi są uważane za \”docelowe\’- i gdy respondent wybierze je, ankieta trafia do kwoty;
• Wymaganie kontrolne pozwala systemowi zrozumieć, że ankieta jest uznana za wypełnioną. Najczęściej używana jest odpowiedź na ostatnie pytanie ankiety — jako prosty i pewny sposób, aby upewnić się, że respondent dotarł do końca ankiety. Można także wybrać inne pytanie, jeśli logika scenariusza na to pozwala. Dotyczy to nie tylko podliczania kwot, ale także pomaga eliminować przypadkowe ankiety, tym samym poprawiając walidację danych w CATI.

Razem te dwa bloki dają możliwość monitorowania selekcji kwotowej w badaniach CATI. Na podstawie odpowiedzi wybranych przez respondenta, ankieta może być uznana za pełną lub niepełną.

• Pełna — respondent pasuje do wszystkich warunków kwoty, w tym kontrolnych;
• Niepełna — osoba ankietowana pasuje do kwoty, ale ankieta nie została zaliczona, ponieważ nie spełniono wymagania kontrolnego;

Ważne! Jeśli wymagania kontrolne nie są określone, to wszystkie ankiety spełniające wymagania kwoty domyślnie są uznawane za pełne.

Praca z kwotami

Po skonfigurowaniu kwoty zaczyna ona śledzić odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Gdy ankieta CATI spełnia określone warunki i przechodzi wymaganie kontrolne (jeśli wskazane) – jest automatycznie zaliczana do kwoty. Taki podejście zapewnia kwotowanie nawet przy pracy z dużą bazą danych respondentów.

Przy wypełnianiu ankiety, operator otrzymuje powiadomienia:

• ankieta pasuje do kwoty — respondent odpowiedział na pytania, wskazane w wymaganiach;
• ankieta zaliczona do kwoty — klient odpowiedział na pytanie kontrolne;
• kwota wypełniona — zebrana potrzebna liczba ankiet.

W Oki-Toki można w każdej chwili sprawdzić, ile ankiet już zebrano, ile pozostało, które kwoty są aktywne, a które już zrealizowane. Te dane są wyświetlane na karcie każdej kwoty.

Ponadto kwota ma dwa statusy:

• w pracy — limit według kwoty nie został jeszcze osiągnięty;
• zrealizowana — wszystkie ankiety według kwoty są zebrane.

Ważne jest pamiętać, że kwoty nie ograniczają i nie wstrzymują automatycznego dialera do ankietowania respondentów, tylko informują, że limit został osiągnięty. Dalej decyzję podejmuje człowiek — wyłączyć segment, zmienić priorytety lub zostawić wszystko jak jest. Aby otrzymywać automatyczne powiadomienia o realizacji kwoty, można skonfigurować webhook. W sekcji \”Kwoty\” znajduje się bezpośredni link do strony tworzenia wydarzenia. Przejdź do niej i wybierz potrzebną zewnętrzną integrację. Może to być integracja z e-mailem, SMS lub botem telegram.

Domyślnie webhook wysyła powiadomienie, gdy kwota osiąga status \”Zrealizowana\”. To zdarzenie jest stosowane do wszystkich kwot utworzonych w jednym scenariuszu operatora.

Jeśli kwota nie jest już potrzebna — można ją wysłać do archiwum.

Jak zbierać raporty według kwot?

W oki-toki uzyskać dane o wynikach kwotowania można za pomocą raportów według kwot.

• Raport zbiorczy według kwot za okres – pokazuje liczbę pełnych i niepełnych ankiet, wypełnionych według dat. Przydatny do monitorowania dynamiki realizacji kwot i określania szczytowych okresów aktywności.

• Raport zbiorczy według kwoty – dane są formułowane według każdej kwoty za wybrany okres. Taki wariant nadaje się do analizy kwot według różnych segmentów.

W raportach można użyć podziału według agentów, aby zobaczyć, ile ankiet przetworzył każdy agent, ile z nich trafiło do kwoty. Taki format pozwala ocenić efektywność wywiadowców CATI.

W raportach można zobaczyć dodatkowe dane:

• ID ankiety — klikając na link, można przejść do odpowiedzi respondenta.;
• Numer telefonu i ID klienta;
• Status wypełnienia ankiety — pełna/ niepełna;
• Imię wywiadowcy (agenta);
• ID połączenia — dla przejścia do Dziennika połączeń przez bezpośredni link.

Te dane pozwolą na ulepszenie procesu monitorowania kwot i szybkie znalezienie potrzebnych informacji do analizy. Eksport danych jest dostępny w wygodnych formatach: HTML, Google Sheets, Microsoft Excel.

Jeśli potrzebujesz automatycznego raportu według kwot — użyj raportu. Zawiera on dane o wypełnieniu kwot, a także top agentów z największą i najmniejszą liczbą ankiet. Taki raport jest wygodny do monitorowania efektywności, porównywania wyników i analizy ogólnej dynamiki ankiety. Jak utworzyć raport czytaj w osobnym artykule.

Kwoty w oki-toki to raczejpomocnik niż ograniczenie. Przejrzyste statusy i konfiguracja powiadomień o realizacji kwoty uwolnią cię od ręcznego sprawdzania ankiet i odpowiedzi klientów. Ułatwi to kontrolę nad zbieraniem danych, pomoże nie przekroczyć limitów potrzebnej próbki i na czas przełączyć się na inne zadania.[:es]Para los call centers que realizan encuestas, es importante no solo llamar a toda la base, sino también recoger la muestra necesaria según parámetros específicos, por ejemplo, por edad, género o interés en el producto. En Oki-Toki, hay una herramienta adecuada para esto: las cuotas. En este artículo, explicaremos qué es una cuota, cómo configurarla y cómo controlar el proceso de ejecución.

Cuotas para encuestas CATI

Sistema CATI son entrevistas telefónicas asistidas por computadora, que se utilizan para las tareas más variadas: desde estudiar la opinión de los clientes hasta evaluar la calidad del servicio y probar nuevas ideas. Este formato es conveniente porque el agente ingresa las respuestas directamente en el sistema, y los resultados están disponibles para análisis casi de inmediato.

Cuotas de Oki-Toki es una herramienta que rastrea el número de encuestas que cumplen con las condiciones preestablecidas. Tan pronto como se recoge el límite de respuestas, el sistema señala la posibilidad de pasar al siguiente grupo o tarea. La herramienta no bloquea el trabajo de los agentes, no detiene las llamadas automáticas, simplemente registra el hecho de que las encuestas necesarias se han recibido. Esto es conveniente si la encuesta se lleva a cabo bajo diferentes parámetros y es importante controlar el equilibrio. Con las cuotas, es más fácil navegar en el proceso y no recolectar datos excedentes.

¿Cómo configurar cuotas en Oki-Toki?

En Oki-Toki, las cuotas se configuran en el script del agente. Abre el script necesario y ve a la pestaña «Cuotas». Si estás comenzando a trabajar, puedes crear o cargar un script siguiendo las instrucciones disponibles en el blog.

Al trabajar con el script de la encuesta, es importante planificar por adelantado la lógica de la encuesta, así como los tipos de respuestas a las preguntas. Cómo preparar un cuestionario CATI se describe en un artículo separado.

Para agregar una nueva cuota, elige la sección correspondiente y presiona «Crear cuota».

Indica el nombre, el límite y establece la condición — según qué respuesta o combinación de respuestas se contará la encuesta. La condición para la cuota consta de dos partes: el requisito y el requisito de control.

• Requisito determina qué encuesta se cuenta para la cuota. Puede ser una o varias respuestas a preguntas seleccionadas. Tú defines cuáles respuestas se consideran «objetivo» — y tan pronto como el encuestado las elija, la encuesta se cuenta para la cuota;
• Requisito de control le permite al sistema entender que la encuesta se considera completada. A menudo se utiliza la respuesta a la última pregunta de la encuesta como una manera simple y fiable de asegurarse de que el encuestado completó la encuesta. También se puede elegir otra pregunta si la lógica de encuestas CATI lo permite. Esto no solo afecta el recuento de las cuotas, sino que también ayuda a filtrar encuestas aleatorias, mejorando así la validación de datos en CATI.

Juntos, estos dos bloques brindan la oportunidad de monitorear la selección de cuotas en investigaciones CATI. Según las respuestas elegidas por el encuestado, la encuesta puede ser completa o incompleta.

• Completa – el encuestado cumple con todas las condiciones de la cuota, incluidos los requisitos de control;
• Incompleta – el encuestado cumple con la cuota, pero la encuesta no se cuenta porque no se cumplió el requisito de control;

¡Importante! Si no se especifican los requisitos de control, todas las encuestas que cumplan con los requisitos de la cuota se consideran completas por defecto.

Trabajando con cuotas

Después de la configuración, la cuota comienza a rastrear respuestas en tiempo real. Tan pronto como la encuesta CATI cumpla con las condiciones establecidas y pase el requisito de control (si se especifica) — se cuenta automáticamente para la cuota. Este enfoque garantiza la cuantificación incluso al trabajar con una gran base de datos de encuestados.

Al completar la encuesta, el agente recibe una notificación:

• la encuesta se ajusta a la cuota – el encuestado respondió a las preguntas indicadas en los requisitos;
• la encuesta se cuenta para la cuota – el cliente respondió a la pregunta de control;
• la cuota se ha completado – se ha recogido la cantidad necesaria de encuestas. 

En Oki-Toki, puedes ver en cualquier momento cuántas encuestas se han recogido, cuántas faltan, qué cuotas están activas y cuáles ya se han completado. Estos datos se muestran en la tarjeta de cada cuota.

Además, las cuotas tienen dos estados: 

• en proceso – el límite para la cuota no se ha alcanzado;
• completada – todas las encuestas para la cuota se han recogido. 

Es importante recordar que las cuotas no limitan ni detienen las llamadas automáticas a los encuestados, solo notifican que se ha alcanzado el límite. Luego, la persona decide — deshabilitar el segmento, cambiar las prioridades o dejar todo como está. Para recibir notificaciones automáticas sobre la finalización de la cuota, se puede configurar un webhook. En la sección «Cuotas» hay un enlace directo a la página de creación del evento. Sigue el enlace y elige la integración externa necesaria. Puede ser integración con correo electrónico, SMS o bot de telegram. 

Por defecto, el webhook envía notificaciones cuando la cuota alcanza el estado «Completada». Este evento se aplica a todas las cuotas creadas dentro de un mismo script de agente.

Si la cuota ya no es necesaria — se puede enviar al archivo.

¿Cómo recopilar informes de cuotas?

En Oki-Toki, se pueden obtener datos sobre los resultados de las cuotas mediante informes de cuotas.

• Informe resumido de cuotas por periodo – muestra la cantidad de encuestas completas e incompletas, llenadas por fecha. Es adecuado para monitorear la dinámica de la ejecución de las cuotas y determinar los períodos pico de actividad.

• Informe resumido por cuota – los datos se generan para cada cuota por el período seleccionado. Esta opción es adecuada para analizar cuotas por diferentes segmentos. 

En los informes, es posible utilizar una distribución por agentes para ver cuántas encuestas procesó cada agente y cuántas de ellas se contaron para la cuota. Este formato ayuda a evaluar la eficiencia de los entrevistadores CATI.

En los informes, se pueden ver datos adicionales:

• ID de la encuesta – al hacer clic en el enlace, se puede acceder a las respuestas del encuestado.;
• Número de teléfono e ID del cliente;
• Estado de llenado de la encuesta – completa/incompleta;
• Nombre del entrevistador (agente);
• ID de la llamada – para acceder al Registro de llamadas mediante un enlace directo.

Estos datos permitirán configurar el proceso de seguimiento de las cuotas y encontrar rápidamente la información necesaria para el análisis.

La exportación de datos está disponible en formatos convenientes: HTML, Google Sheets, Microsoft Excel.

Si necesitas un informe automático para seguir las cuotas, utiliza el \”Report\”. En él se recopilan datos sobre el llenado de las cuotas, así como los agentes top con la mayor y menor cantidad de encuestas. Tal informe es conveniente para monitorear la eficacia, comparar resultados y analizar la dinámica general de la encuesta. Cómo crear un \”Report\” se lee en un artículo separado.

Las cuotas en Oki-Toki son más un ayudante que una limitación. Los estados claros y la configuración de notificaciones sobre la ejecución de cuotas te liberarán de la comprobación manual de encuestas y respuestas de los clientes. Esto simplificará el control del recopilatorio de datos, ayudará a no exceder los límites de muestra necesarios y a cambiar oportunamente a otras tareas.[:tr]Çağrı merkezleri için müşteri anketleri yürütenlerin basitçe veri tabanını aramak yerine belirlenen parametrelere göre gerekli örneği toplaması önemlidir – örneğin, yaş, cinsiyet veya ürüne olan ilgiye göre. Oki-toki\’de bunun için uygun bir araç var – kotalar. Bu makalede kota nedir, nasıl ayarlanır ve yürütme süreci nasıl kontrol edilir anlatacağız.

CATI anketleri için kotalar

CATI Sistemi – müşteri görüşlerini öğrenmekten hizmet kalitesini değerlendirmeye ve yeni fikirleri test etmeye kadar çok çeşitli görevler için kullanılan bilgisayar destekli telefon görüşmeleridir. Bu format, agent\’in yanıtları doğrudan sisteme girmesi ve sonuçların neredeyse anında analiz edilebilir olmasıyla kullanışlıdır.

Oki-Toki Kotaları — önceden belirlenen koşullara uygun anketlerin sayısını izleyen bir araçtır. Gerekli yanıt limitine ulaşıldığında, sistem bir sonraki gruba veya göreve geçilebileceğini belirten bir işaret verir. Araç, agent\’ların çalışmasını engellemez, aramayı durdurmaz – yalnızca gerekli anketlerin alındığını kaydeder. Bu, anketler farklı parametrelere göre yürütülüyorsa ve dengeyi kontrol etmenin önemli olduğu durumlarda kullanışlıdır. Kotalarla, süreci daha kolay yönlendirebilir ve gereksiz verileri toplamaktan kaçınabilirsiniz.

Kotaları Oki-Toki\’de nasıl ayarlayabilirim?

Oki-toki\’de kotalar agent script\’inde ayarlanır. Güncel script\’i açın ve «Kotalar» sekmesine geçin. Eğer yeni başlıyorsanız, bir script oluşturabilir veya Google Docs\’tan yükleyebilirsiniz, blogda bunun için talimatlar var.

Anket script\’i ile çalışırken, anketin mantığını ve soruların yanıt tiplerini önceden düşünmek faydalıdır. CATI anketini nasıl hazırlayacağınız ayrı bir makalede açıklanmıştır.

Yeni bir kota eklemek için ilgili bölümü seçin ve «Kota Oluştur»\’a tıklayın.

İsmini belirtin, limiti ayarlayın ve hangi yanıt veya yanıt kombinasyonuna göre anketin sayılacağını belirtin. Kota için koşul iki bölümden oluşur – talep ve kontrol talebi.

• Talep hangi anketin kotaya dahil edileceğini belirler. Bu, seçilen sorulara verilen bir veya daha fazla yanıt olabilir. Hangi yanıtların «hedef» olarak kabul edileceğine siz karar verirsiniz – ve yanıtlayan kişi bunları seçtiğinde, anket kotaya girer;
• Kontrol Talebi anketin tamamlandığını sisteme bildirir. Genellikle anketin son sorusuna verilen yanıt kullanılır – bu, yanıtlayanın anketin sonuna ulaştığından emin olmanın basit ve güvenilir bir yoludur. Ayrıca, script mantığı bunu izin veriyorsa diğer bir soru da seçilebilir. Bu, sadece kotaların sayımını değil, aynı zamanda rastgele anketleri elemeyi ve CATI\’da veri doğrulamasını iyileştirmeyi de sağlar.

Bu iki blok, CATI araştırmalarında kota seçimini izleme fırsatı verir. Yanıtlayanın seçtiği yanıtlara göre anket tam veya eksik olabilir.

• Tam – Yanıtlayan, kota koşullarına, kontrol talepleri dahil olmak üzere tam olarak uyar;
• Eksik – Anketli kota koşullarına uyar, ancak kontrol talebi yerine getirilmediği için anket sayılmaz;

Önemli! Kontrol talepleri belirtilmediyse, kota koşullarını karşılayan tüm anketler varsayılan olarak tam kabul edilir.

Kotalarla çalışmak

Kota ayarlandıktan sonra, yanıtları gerçek zamanlı olarak izlemeye başlar. CATI anketi belirlenen koşulları karşılar ve kontrol talebini geçerse (belirtilmişse) – otomatik olarak kotaya dahil edilir. Bu yaklaşım, büyük bir yanıtlayan veri tabanı ile çalışılırken bile kotalama sağlar.

Anketi doldururken, agent aşağıdaki bildirimleri alır:

• anket kota altında – Yanıtlayan, taleplerde belirtilen sorulara yanıt verdi;
• anket kotaya dahil edildi – Müşteri, kontrol sorusuna yanıt verdi;
• kota dolduruldu – Gerekli anket sayısı toplandı. 

Oki-Toki\’de, toplanan anket sayısının ne kadar olduğunu, ne kadarının kaldığını, hangi kotaların aktif ve hangilerinin tamamlandığını her zaman görebilirsiniz. Bu bilgiler her kota kartında yer alır.

Ayrıca kotaların iki durumu vardır:

• devam ediyor – kota için belirlenen limit dolmadı;
• tamamlandı – tüm anketler kota için toplandı. 

Unutmamak önemlidir ki kotalar yanıtların otomatik aramasını sınırlandırmaz veya durdurmaz, sadece limitin ulaşıldığını bildirir. Daha sonra, segmenti devre dışı bırakma, öncelikleri değiştirme veya her şeyi olduğu gibi bırakma kararını insan alır.Kota tamamlandığında otomatik bildirim almak için bir web kancası ayarlayabilirsiniz. \”Kotalar\” bölümünde, harici entegrasyon seçebileceğiniz etkinlik oluşturma sayfasına doğrudan bir bağlantı vardır. Bu, e-posta, SMS veya telegram-bot ile entegrasyon olabilir.

 Varsayılan olarak, web kancası kota \”Tamamlandı\” durumuna ulaştığında bir bildirim gönderir. Bu olay, bir agent script\’i içinde oluşturulan tüm kotalara uygulanır.

Eğer kota artık gerekli değilse, arşive gönderilebilir.

Kotalara göre raporlama nasıl toplanır?

Oki-Toki\’de, kotalama sonuçları hakkında bilgi, kotalara göre raporlar yardımıyla elde edilebilir.

• Tarihler arası kotalara göre özet rapor – Tam ve eksik anketlerin tarihlerine göre doldurulduğu sayıyı gösterir. Kotaların yerine getirilme dinamiğini izlemek ve aktivite piklerini belirlemek için uygundur.

• Kotaya göre özet rapor – Veriler, seçilen dönemde her kota için ayrı ayrı oluşturulur. Bu seçenek, kotaları farklı segmentlere göre analiz etmek için uygundur. 

Raporlarda, her bir agent\’in işlediği anket sayısını, bunlardan kaçının kotaya dahil olduğunu görmek için agent dağılımı kullanılabilir. Bu format, CATI röportajcılarının etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olur.Raporlarda ek verilere bakılabilir:

• Anket ID\’si – tıklanır tıklanmaz yanıtlayanın yanıtlarına gidilebilir.;
• Telefon numarası ve Müşteri ID\’si;
• Anketin doldurma durumu – tam/ eksik;
• Röportajı yapanın adı (agent);
• Arama ID\’si – doğrudan bağlantı ile Arama Kayıtlarına geçiş.

Bu veriler, kotaları izleme sürecini düzenlemenize ve analiz için gerekli bilgileri hızlıca bulmanıza yardımcı olacak.Veri dışa aktarımı HTML, Google Sheets, Microsoft Excel gibi kullanışlı formatlarda mevcuttur

.Eğer kotaları izlemek için otomatik bir rapor ihtiyacınız varsa, raporu kullanın. Burada kotaların doldurulmasıyla ilgili veriler ve en fazla ve en az anket sayısına sahip en iyi agent\’lar yer alır. Bu rapor, etkinliği izlemek, sonuçları karşılaştırmak ve anketin genel dinamiğini analiz etmek için kullanışlıdır. Bir raporu nasıl oluşturacağınızı ayrı bir makalede okuyun.

Oki-Toki\’deki kotalar, daha ziyade bir sınırlama değil, bir yardımcıdır. Anlaşılır statüler ve kota tamamlandığında bildirim ayarlarını kullanarak müşteri anketleri ve yanıtlarını elle kontrol etme ihtiyacınız ortadan kalkar. Bu, veri toplama üzerindeki kontrolü basitleştirir, örnekleme için gerekli limitlerin ötesine geçme riskini azaltır ve diğer görevlere zamanında geçiş yapmanıza yardımcı olur.[:]