[:en]How to create an email template for contact center?[:ru]Как создать шаблон для Email-рассылок в контакт-центре?[:ua]Як створити шаблон для Email-розсилок в контакт-центрі?[:pl]Jak stworzyć szablon dla Email-rozsyłek w kontakcie-сenter?[:es]Cómo crear una plantilla para campañas de Email en el сontact сenter?[:tr]E-posta gönderimleri için şablon nasıl oluşturulur?[:]

[:en]Today, contact centers play a key role in businesses communicating with their customers. One of the main methods of interaction is email marketing. It helps not only to convey information about news and promotions but also to maintain a high level of loyalty.

For a contact center, it\’s important to have quality email templates for outreach. This standardizes communication and improves customer engagement.

Especially useful is a template for a sales script, which can be automatically sent based on events or through an API. Such emails can be sent, for example, when an agent selects a response in a CRM form. In this article, we described why email outreach is necessary in a call center, as well as the step-by-step setup of templates in Oki-Toki.

Where can you use this tool?

Email templates are useful for contact centers because they allow the automation of many processes and improve customer service. For example:

• Sales automation: After the first contact with a customer, you can send an email with thanks and additional information about the product or service.
• Order or request confirmation: You can use automated emails to inform the customer about the order processing.
• Reminders and notifications: Templates can be used to send reminders about payment terms, delivery, or updates on order status.
• Advertising: Automated emails with information on current promotions, discounts, or special offers.

Email marketing simplifies the operation of contact centers, allows for more effective communication management, and improves customer service quality by ensuring timely information and quick feedback.

In Oki-Toki, templates are used in the “CRM” section when setting up survey responses. In the menu that opens, select the desired email template and recipient (the contact field containing the recipient\’s email). You can configure the sending of multiple emails for one response.

Important! If multiple recipients are specified, each will receive the email separately, not as a mass mailing.

How to configure SMTP?

First and foremost, you need to set up a connection to the SMTP server for sending emails. You will need the following information:

• SMTP-server: It can be your company\’s server, a hosting provider\’s mail server, or a third-party SMTP service, such as Gmail SMTP.
• Account credentials: Username and password for accessing the SMTP server.
• Encryption: It is recommended to use a secure connection (TLS or SSL) for safe data transmission.

After you have obtained all the necessary information, you can enter it into Mail SMTP integration.

How to create an Email template for outreach?

Next, we move on to setting up and creating an email outreach template, which can be done in the Notification Templates section:

• Be sure to specify the name, sending method, and subject of the email;

If you need to attach files, you must first upload them by clicking the Files button in Oki-Toki and then select the required document from the list.

Next, prepare the text of the email that will be sent to the recipient.

• Use smart tags* to automatically add information:
  • Question text №1— {{q1}};
  • Question text №1 and answer №2 — {{q1a2}};
  • Contents of text fields — {{q1a2.t}}.

For convenient variable entry, use the smart tag functionality located below. With tags, you can add information about call results (or other system information) to the template with one click.

*Smart tags are special labels or variables used in message templates (for example, email marketing or SMS), which are automatically filled with specific data upon sending. For instance, if a client\’s form contains contact fields such as: {{Name}}, {{Address}}, {{Comment}}. You can learn more about them in the article.

Sending SMS messages to clients

Besides email outreach, in Oki-Toki, you can configure the sending of SMS messages to clients. Where to start:

• Write the SMS text: Consider a brief and informative text that will be sent to the recipient. Take into account the restrictions on the number of characters in SMS (usually up to 160 characters).
• Use smart tags: Smart tags allow you to automatically add personalized information to SMS, such as the client\’s name, date, or call results.
• SMS template example: ”Good day, {{Name}}! Your order number {{order_number}} has been shipped and will soon arrive. Sincerely, Oki-Toki.”
• Automatic sending: SMS messages can be sent manually by the agent or you can configure automatic sending based on certain events (for example, call completion or form submission).

To start using an email template for SMS outreach from CRM, you need to create separate templates for SMS. Specify the name and select SMS provider as the sending method. In the \”Template\” line, write the text that will be sent to the client, no more than 160 characters.

• Verification and testing: Before launching the campaign, test sending to several numbers to ensure the correct display and content of the message.
• Sending from the agent workspace: Templates for the call center agent can be used not only for automated campaigns in the form but also when sending SMS from the agent workspace.

Using SMS templates accelerates the message sending process and the transmission of information following the call.

Email marketing is an important element of customer interaction automation. In Oki-Toki, you can easily configure and apply templates for various tasks: from sales automation to sending notifications and advertising campaigns. This simplifies the work of agents and ensures fast and effective interaction with customers.

If it\’s your first time on our site, watch a series of short videos about Oki-Toki scripts and forms.[:ru]Сегодня контакт-центры играют ключевую роль в общении компаний с их клиентами. Один из основных способов взаимодействия – это email-рассылка. Она помогает не только донести информацию о новостях и акциях, но и поддерживать высокий уровень лояльности.

Для контакт-центра важно иметь качественные шаблоны писем для рассылки. Это стандартизирует общение и улучшает взаимодействие с клиентами.

Особенно полезным будет шаблон для скрипта продаж, который можно автоматически отправлять на основании событий или через API. Такие письма могут быть отправлены, например, когда оператор выбирает ответ в анкете CRM. 

В этой статье мы описали зачем нужна email-рассылка писем в колл-центре, а также пошаговую настройку шаблонов в Oki-Toki.

Где применить данный инструмент?

Шаблоны email-рассылок полезны для контакт-центров, так как позволяют автоматизировать многие процессы улучшить обслуживание клиентов. Например:

• Автоматизация продаж: После первого контакта с клиентом можно отправить письмо с благодарностью и дополнительной информацией о продукте или услуге.
• Подтверждение заказа или заявки: Можно использовать автоматическую рассылку писем с информацией об оформлении заказа, чтобы уведомить клиента.
• Напоминания и уведомления: Шаблоны могут использоваться для отправки напоминаний о сроках оплаты, доставке или обновлениях по статусу заказа.
• Реклама: Автоматическая рассылка писем с информацией о текущих акциях, скидках или специальных предложениях. 

Рассылка электронных писем упрощает работу контакт-центров, позволяет эффективнее управлять коммуникациями и повышает качество обслуживания клиентов, обеспечивая своевременное информирование и быструю обратную связь.

В Oki-Toki шаблоны используются в разделе «CRM» при настройке ответов анкеты. В открывшемся меню выберите нужный шаблон письма и адресата (поле контакта, содержащее email получателя). Вы можете настроить отправку нескольких писем на один ответ.

Важно! Если указать несколько адресатов, каждому из них письмо будет отправлено отдельно, а не массовой рассылкой.

Как настроить SMTP? 

В первую очередь, необходимо настроить подключение к SMTP-серверу для отправки email. Для этого вам понадобятся следующие данные:

• SMTP-сервер: Это может быть сервер вашей компании, почтовый сервер хостинг-провайдера или сторонний SMTP-сервис, такой, как Gmail SMTP.
• Учетные данные: Логин и пароль для доступа к SMTP-серверу.
• Шифрование: Рекомендуется использовать защищенное соединение (TLS или SSL) для безопасной передачи данных.

После того как вы получили всю нужную информацию вы можете ее ввести в интеграцию Mail SMTP.

Как сделать шаблон письма для рассылки?

Далее переходим к настройке и созданию шаблона емейл рассылки, это можно сделать в разделе Шаблоны оповещения:

• Обязательно укажите название, способ отправки и тему письма;

Если необходимо прикрепить файлы, для этого нужно предварительно их загрузить нажав на кнопку Файлы в Oki-Toki и затем выбрать необходимый документ из списка.

Далее подготовьте текст письма, который будет отправлен получателю.

• Воспользуйтесь смарт тегами* для автоматического добавления информации:
  • Текст вопроса №1— {{q1}}; 
  • Текст вопроса №1 и ответа №2 — {{q1a2}};
  • Содержимое текстовых полей — {{q1a2.t}}. 

Для удобного ввода переменных, используйте функционал смарт тегов, расположенный ниже. С помощью тегов можно одним кликом добавлять в шаблон информацию о результатах звонка (или другую информацию из системы) для формирования письма.

*Смарт-теги — это специальные метки или переменные, используемые в шаблонах сообщений (например, email-рассылок или SMS), которые автоматически заполняются конкретными данными при отправке. Например, если в анкете клиента заполнены поля контакта, такие как: {{Имя}}, {{Адрес}}, {{Комментарий}}. Подробнее о них можно узнать в статье.

Отправка SMS-сообщений клиентам

Кроме email-рассылки писем, в Oki-Toki можно настроить отправку SMS-сообщений клиентам. С чего начать:

• Напишите текст SMS: Продумайте краткий и информативный текст, который будет отправлен получателю. Учитывайте ограничения на количество символов в SMS (обычно до 160 символов).
• Используйте смарт теги: Смарт теги позволяют автоматически добавлять персонализированную информацию в SMS, такие, как имя клиента, дата или результаты звонка.
• Пример шаблона SMS:”Добрый день, {{Name}}! Ваш заказ номер {{order_number}} был отправлен и скоро прибудет к вам. С уважением, Oki-Toki.”
• Автоматическая отправка: SMS-сообщения оператор может отправить вручную или можете настроить автоматическую отправку на основании определенных событий (например, завершение звонка или заполнение анкеты).

Чтобы начать использовать макет письма для рассылки SMS из CRM, нужно создать отдельные шаблоны для SMS. Укажите название и выберите в способе отправки SMS-поставщика. В строке \”Шаблон\” напишите текст, который будет отправляться клиенту, не более 160 символов. 

• Проверка и тестирование: Перед запуском рассылки протестируйте отправку на несколько номеров, чтобы убедиться в корректности отображения и содержимого сообщения.
• Отправка из оперместа: Шаблоны для оператора колл-центра можно использовать не только для автоматических рассылок в анкете, но и при отправке SMS из операторского места.

Использование шаблонов SMS ускоряет процесс отправки сообщений и передачу информации по итогам звонка.

Email-рассылка является важным элементом автоматизации взаимодействия с клиентами. В Oki-Toki можно легко настроить и применить шаблоны для различных задач: от автоматизации продаж до отправки уведомлений и рекламных кампаний. Это упростит работу операторов и обеспечит быстрое и эффективное взаимодействие с клиентами.

Если вы первый раз у нас на сайте — посмотрите серию коротких видео о скриптах и анкетах Oki-Toki.[:ua]Сьогодні контакт-центри відіграють ключову роль у спілкуванні компаній з їхніми клієнтами. Один з основних способів взаємодії – це email-розсилка. Вона допомагає не тільки донести інформацію про новини та акції, але й підтримувати високий рівень лояльності.

Для контакт-центру важливо мати якісні шаблони листів для розсилки. Це стандартизує спілкування та покращує взаємодію з клієнтами.

Особливо корисним буде шаблон для скрипту продажів, який можна автоматично відправляти на основі подій або через API. Такі листи можуть бути відправлені, наприклад, коли оператор обирає відповідь у анкеті CRM. В цій статті ми описали навіщо потрібна email-розсилка листів у кол-центрі, а також поетапне налаштування шаблонів у Окі-Токі.

Де застосувати даний інструмент?

Шаблони email-розсилок корисні для контакт-центрів, оскільки дозволяють автоматизувати багато процесів покращити обслуговування клієнтів. Наприклад:

• Автоматизація продажів: Після першого контакту з клієнтом можна відіслати лист з подякою та додатковою інформацією про продукт або послугу.
• Підтвердження замовлення або запиту: Можна використовувати автоматичну розсилку листів з інформацією про оформлення замовлення, щоб повідомити клієнта.
• Нагадування та сповіщення: Шаблони можуть використовуватися для надсилання нагадувань про терміни оплати, доставки або оновленнях за статусом замовлення.
• Реклама: Автоматична розсилка листів з інформацією про поточні акції, знижки або спеціальні пропозиції. 

Розсилка електронних листів спрощує роботу контакт-центрів, дозволяє ефективніше керувати комунікаціями та підвищує якість обслуговування клієнтів, забезпечуючи своєчасне інформування та швидкий зворотній зв’язок.

В Окі-Токі шаблони використовуються в розділі «CRM» при налаштуванні відповідей анкети. У відкритому меню виберіть потрібний шаблон листа та адресата (поле контакту, що містить email отримувача). Ви можете налаштувати відсилання декількох листів на одну відповідь.

Важливо! Якщо вказати декілька адресатів, кожному з них лист буде відправлено окремо, а не масовою розсилкою.

Як налаштувати SMTP? 

На першому етапі, необхідно налаштувати підключення до SMTP-серверу для відправлення email. Для цього вам знадобляться такі дані:

• SMTP-сервер: Це може бути сервер вашої компанії, поштовий сервер хостинг-провайдера або сторонній SMTP-сервіс, такий, як Gmail SMTP.
• Облікові дані: Логін і пароль для доступу до SMTP-серверу.
• Шифрування: Рекомендується використовувати захищене з\’єднання (TLS або SSL) для безпечної передачі даних.

Після того як ви отримали всю потрібну інформацію ви можете її ввести в інтеграцію Mail SMTP.

Як зробити шаблон листа для розсилки?

Далі переходимо до налаштування та створення шаблону емейл розсилки, це можна зробити у розділі Шаблони сповіщень:

• Обов\’язково вкажіть назву, спосіб відправлення та тему листа;

Якщо необхідно прикріпити файли, для цього потрібно спочатку їх завантажити натиснувши на кнопку Файли в Окі-Токі та потім вибрати потрібний документ зі списку.

Далі підготуйте текст листа, який буде відправлено отримувачу.

• Скористайтеся смарт-тегами* для автоматичного додавання інформації:
  • Текст питання №1— {{q1}}; 
  • Текст питання №1 та відповіді №2 — {{q1a2}};
  • Зміст текстових полів — {{q1a2.t}}. 

Для зручного введення змінних, використовуйте функціонал смарт-тегів, розташований нижче. За допомогою тегів можна одним кліком додавати до шаблону інформацію про результати дзвінка (або іншу інформацію з системи) для формування листа.

*Смарт-теги — це спеціальні мітки або змінні, що використовуються в шаблонах повідомлень (наприклад, email-розсилок чи SMS), які автоматично заповнюються конкретними даними при відправленні. Наприклад, якщо в анкеті клієнта заповнені поля контакту, такі як: {{Ім\’я}}, {{Адреса}}, {{Коментар}}. Детальніше про них можна дізнатися в статті.

Відправка SMS-повідомлень клієнтам

Окрім email-розсилки листів, в Окі-Токі можна налаштувати відправлення SMS-повідомлень клієнтам. З чого почати:

• Напишіть текст SMS: Продумайте короткий і інформативний текст, який буде відправлено отримувачу. Враховуйте обмеження на кількість символів в SMS (зазвичай до 160 символів).
• Використовуйте смарт-теги: Смарт-теги дозволяють автоматично додавати персоналізовану інформацію в SMS, такі, як ім\’я клієнта, дата або результати дзвінка.
• Приклад шаблону SMS:”Добрий день, {{Name}}! Ваше замовлення номер {{order_number}} було відправлено та скоро прибуде до вас. З повагою, Окі-Токі.”
• Автоматична відправка: SMS-повідомлення оператор може відправити вручну або можна налаштувати автоматичну відправку на основі певних подій (наприклад, завершення дзвінка або заповнення анкети).

Щоб почати використовувати макет листа для розсилки SMS з CRM, потрібно створити окремі шаблони для SMS. Вкажіть назву та оберіть у способі відправки SMS-постачальника. У рядку \”Шаблон\” напишіть текст, який буде відправлятися клієнту, не більше 160 символів. 

• Перевірка та тестування: Перед запуском розсилки протестуйте відправку на кілька номерів, щоб переконатися в коректності відображення та вмісту повідомлення.
• Відправка з опермісця: Шаблони для оператора кол-центра можна використовувати не тільки для автоматичних розсилок в анкеті, а й при відправці SMS з операторського місця.

Використання шаблонів SMS прискорює процес відправлення повідомлень та передачу інформації за підсумками дзвінка.

Email-розсилка є важливим елементом автоматизації взаємодії з клієнтами. В Окі-Токі можна легко налаштувати та застосувати шаблони для різних завдань: від автоматизації продажів до відправлення сповіщень та рекламних кампаній. Це спростить роботу операторів та забезпечить швидке та ефективне взаємодію з клієнтами.

Якщо ви вперше у нас на сайті — подивіться серію коротких відео про скрипти та анкети Окі-Токі.[:pl]Dzisiaj centra kontaktowe odgrywają kluczową rolę w komunikacji firm z ich klientami. Jedną z głównych metod interakcji jest email-рассылка. Pomaga ona nie tylko przekazać informacje o nowościach i promocjach, ale także utrzymać wysoki poziom lojalności.

Dla centrum kontaktowego ważne jest posiadanie jakościowych szablonów maili do wysyłania. To standaryzuje komunikację i poprawia interakcję z klientami.

Szczególnie przydatny będzie szablon dla scenariusza sprzedaży, który można wysyłać automatycznie na podstawie wydarzeń lub przez API. Takie maile mogą być wysyłane, na przykład, kiedy operator wybiera odpowiedź w ankietach CRM. W tym artykule opisaliśmy, dlaczego wysyłka maili jest potrzebna w call center, a także krok po kroku ustawienie szablonów w Oki-Toki.

Gdzie zastosować ten narzędzie?

Szablony maili są przydatne dla centrów kontaktowych, ponieważ pozwalają automatyzować wiele procesów i poprawić obsługę klientów. Na przykład:

• Automatyzacja sprzedaży: Po pierwszym kontakcie z klientem można wysłać mail z podziękowaniem i dodatkowymi informacjami o produkcie lub usłudze.
• Potwierdzenie zamówienia lub wniosku: Można używać automatycznych wysyłek maili z informacjami o realizacji zamówienia, aby poinformować klienta.
• Przypomnienia i powiadomienia: Szablony mogą być używane do wysyłania przypomnień o terminach płatności, dostawie lub aktualizacjach odnośnie statusu zamówienia.
• Reklama: Automatyczna wysyłka maili z informacjami o aktualnych promocjach, zniżkach lub specjalnych ofertach.

Wysyłka maili upraszcza pracę centrów kontaktowych, pozwala skuteczniej zarządzać komunikacją i podnosi jakość obsługi klientów, zapewniając terminowe informowanie i szybką odpowiedź.

W Oki-Toki szablony są używane w sekcji «CRM» przy ustawianiu odpowiedzi w ankiecie. W otwartym menu wybierz potrzebny szablon maila i adresata (pole kontaktu zawierające email odbiorcy). Możesz ustawić wysyłkę kilku maili na jedną odpowiedź.

Ważne! Jeśli wskażesz kilka adresatów, każdemu z nich mail zostanie wysłany osobno, a nie w ramach masowej wysyłki.

Jak ustawić SMTP?

Na początku konieczne jest ustawienie połączenia z serwerem SMTP do wysyłania emaili. Do tego będą potrzebne następujące dane:

• SMTP-serwer: Może to być serwer Twojej firmy, serwer poczty dostawcy hostingowego lub zewnętrzny serwis SMTP, taki jak Gmail SMTP.
• Dane logowania: Login i hasło do dostępu do serwera SMTP.
• Szyfrowanie: Zaleca się używanie bezpiecznego połączenia (TLS lub SSL) do ochrony przesyłania danych.

Po otrzymaniu wszystkich potrzebnych informacji możesz je wprowadzić w integrację Mail SMTP.

Jak zrobić szablon maila do wysyłki?

Następnie przechodzimy do ustawienia i tworzenia szablonu mailowego, można to zrobić w sekcji Szablony powiadomień:

• Obowiązkowo podaj nazwę, sposób wysyłki i temat maila;

Jeśli potrzebne jest dołączenie plików, należy je wcześniej załadować klikając na przycisk Pliki w Oki-Toki, a następnie wybrać potrzebny dokument z listy.

Następnie przygotuj tekst maila, który zostanie wysłany odbiorcy.

• Użyj smart tagów* do automatycznego dodawania informacji:
  • Tekst pytania nr 1— {{q1}};
  • Tekst pytania nr 1 i odpowiedzi nr 2 — {{q1a2}};
  • Zawartość pól tekstowych — {{q1a2.t}}.

Dla wygodnego wprowadzania zmiennych, użyj funkcji smart tagów, znajdującej się poniżej. Za pomocą tagów można jednym kliknięciem dodawać do szablonu informacje o wynikach rozmowy (lub innych informacji z systemu) do formułowania maila.

*Smart tagi — to specjalne znaczniki lub zmienne używane w szablonach wiadomości (na przykład email-рассылок lub SMS), które są automatycznie wypełniane konkretnymi danymi podczas wysyłki. Na przykład, jeśli w ankiecie klienta wypełnione są pola kontaktowe, takie jak: {{Imię}}, {{Adres}}, {{Komentarz}}. Więcej można dowiedzieć się w artykule.

Wysyłanie wiadomości SMS do klientów

Oprócz wysyłki maili, w Oki-Toki można ustawić wysyłanie wiadomości SMS do klientów. Od czego zacząć:

• Napisz tekst SMS: Przemyśl krótki i informatywny tekst, który zostanie wysłany do odbiorcy. Weź pod uwagę ograniczenia liczby znaków w SMS (zwykle do 160 znaków).
• Użyj smart tagów: Smart tagi pozwalają automatycznie dodawać spersonalizowane informacje do SMS, takie jak imię klienta, data lub wyniki rozmowy.
• Przykład szablonu SMS: ”Dzień dobry, {{Name}}! Twoje zamówienie numer {{order_number}} zostało wysłane i wkrótce dotrze do Ciebie. Z poważaniem, Oki-Toki.”
• Automatyczna wysyłka: Wiadomości SMS operator może wysłać ręcznie lub możesz ustawić automatyczną wysyłkę na podstawie określonych wydarzeń (na przykład, zakończenie rozmowy lub wypełnienie ankiety).

Aby zacząć używać szablonu do wysyłki SMS z CRM, trzeba stworzyć oddzielne szablony dla SMS. Podaj nazwę i wybierz w metodzie wysyłki dostawcę SMS. W linii \”Szablon\” napisz tekst, który będzie wysyłany do klienta, nie więcej niż 160 znaków.

• Sprawdzenie i testowanie: Przed rozpoczęciem wysyłki przetestuj wysyłkę na kilka numerów, aby upewnić się, że wyświetlanie i treść wiadomości są poprawne.
• Wysyłka z miejsca operatora: Szablony dla operatora call center można używać nie tylko do automatycznych wysyłek w ankiecie, ale także przy wysyłaniu SMS z miejsca operatora.

Używanie szablonów SMS przyspiesza proces wysyłania wiadomości i przekazywania informacji po rozmowach telefonicznych.

Wysyłka maili jest ważnym elementem automatyzacji interakcji z klientami. W Oki-Toki można łatwo ustawić i zastosować szablony do różnych zadań: od automatyzacji sprzedaży po wysyłkę powiadomień i kampanii reklamowych. To uprości pracę operatorów i zapewni szybką i skuteczną komunikację z klientami.

Jeśli odwiedzasz naszą stronę po raz pierwszy — obejrzyj serię krótkich filmów o scenariuszach i ankietach Oki-Toki.[:es]Hoy en día, los centros de contacto juegan un papel clave en la comunicación de las empresas con sus clientes. Uno de los principales métodos de interacción es el envío de correos electrónicos. Esto no solo ayuda a transmitir información sobre noticias y promociones, sino también a mantener un alto nivel de lealtad.

Para el centro de contacto, es importante tener plantillas de correo de calidad para enviar. Esto estandariza la comunicación y mejora la interacción con los clientes.

Será especialmente útil tener una plantilla para el script de ventas, que se pueda enviar automáticamente en base a eventos o a través de la API. Estos correos pueden enviarse, por ejemplo, cuando un agent selecciona una respuesta en el formulario CRM. En este artículo, describimos por qué es necesaria la distribución de correos electrónicos en un call-center, así como la configuración paso a paso de las plantillas en Oki-Toki.

¿Dónde aplicar esta herramienta?

Las plantillas de envío de correos electrónicos son útiles para los centros de contacto, ya que permiten automatizar muchos procesos y mejorar la atención al cliente. Por ejemplo:

• Automatización de ventas: Después del primer contacto con un cliente, se puede enviar un correo electrónico de agradecimiento y proporcionar información adicional sobre el producto o servicio.
• Confirmación de pedido o solicitud: Se puede utilizar el envío automático de correos electrónicos con información sobre el procesamiento del pedido para notificar al cliente.
• Recordatorios y notificaciones: Las plantillas pueden usarse para enviar recordatorios sobre plazos de pago, entrega o actualizaciones sobre el estado del pedido.
• Publicidad: El envío automático de correos electrónicos con información sobre promociones actuales, descuentos o ofertas especiales. 

El envío de correos electrónicos simplifica el trabajo de los centros de contacto, permite gestionar las comunicaciones de manera más eficaz y mejora la calidad del servicio al cliente, asegurando la información oportuna y la rápida retroalimentación.

En Oki-Toki, las plantillas se utilizan en la sección «CRM» al configurar las respuestas del formulario. En el menú que aparece, seleccione la plantilla de correo deseada y el destinatario (campo de contacto que contiene el correo electrónico del destinatario). Puede configurar el envío de varios correos electrónicos en una sola respuesta.

¡Importante! Si indica varios destinatarios, se enviará un correo electrónico por separado a cada uno de ellos, no como un envío masivo.

¿Cómo configurar SMTP? 

En primer lugar, es necesario configurar la conexión al servidor SMTP para enviar correos electrónicos. Para esto, necesitará la siguiente información:

• Servidor SMTP: Esto puede ser el servidor de su empresa, el servidor de correo del proveedor de hosting o un servicio SMTP externo, como Gmail SMTP.
• Datos de acceso: Nombre de usuario y contraseña para acceder al servidor SMTP.
• Encriptación: Se recomienda utilizar una conexión segura (TLS o SSL) para la transferencia segura de datos.

Una vez que tenga toda la información necesaria, puede ingresarla en la integración de Mail SMTP.

¿Cómo crear una plantilla de correo para el envío?

A continuación, pasamos a configurar y crear una plantilla de correo electrónico para enviar, esto se puede hacer en la sección Plantillas de notificación:

• Asegúrese de especificar el nombre, método de envío y el asunto del correo;

Si es necesario adjuntar archivos, primero deben cargarse presionando el botón Archivos en Oki-Toki y luego seleccionar el documento necesario de la lista.

A continuación, prepare el texto del correo que será enviado al destinatario.

• Utilice etiquetas inteligentes* para agregar automáticamente información:
  • Texto de la pregunta №1— {{q1}}; 
  • Texto de la pregunta №1 y respuesta №2 — {{q1a2}};
  • Contenido de los campos de texto — {{q1a2.t}}. 

Para una entrada conveniente de variables, utilice la funcionalidad de etiquetas inteligentes, ubicada debajo. Con las etiquetas, puede agregar información sobre los resultados de la llamada (u otra información del sistema) al plantilla con un solo clic.

*Las etiquetas inteligentes son etiquetas o variables especiales utilizadas en plantillas de mensajes (por ejemplo, email-рассылок o SMS), que se llenan automáticamente con datos específicos al enviar. Por ejemplo, si en el formulario del cliente se rellenan los campos de contacto, como: {{Nombre}}, {{Dirección}}, {{Comentario}}. Puede leer más sobre ellos en el artículo.

Envío de mensajes SMS a clientes

Además del envío de correos electrónicos, en Oki-Toki se puede configurar el envío de mensajes SMS a los clientes. Cómo empezar:

• Escriba el texto del SMS: Piense en un texto breve e informativo que se enviará al destinatario. Tenga en cuenta las limitaciones en la cantidad de caracteres en SMS (usualmente hasta 160 caracteres).
• Utilice etiquetas inteligentes: Las etiquetas inteligentes permiten agregar automáticamente información personalizada en el SMS, como el nombre del cliente, la fecha o los resultados de la llamada.
• Ejemplo de plantilla SMS: ”Buen día, {{Nombre}}! Su pedido número {{numero_de_pedido}} ha sido enviado y pronto llegará a usted. Atentamente, Oki-Toki.”
• Envío automático: El agente puede enviar mensajes SMS manualmente o puede configurar el envío automático basado en eventos específicos (por ejemplo, finalización de la llamada o rellenado del formulario).

Para comenzar a usar el diseño de correo para enviar SMS desde el CRM, es necesario crear plantillas separadas para SMS. Especifique el nombre y seleccione en el método de envío al proveedor de SMS. En la línea \”Plantilla\”, escriba el texto que se enviará al cliente, no más de 160 caracteres. 

• Verificación y pruebas: Antes de lanzar el envío, pruebe enviando a varios números para asegurarse de la correcta visualización y contenido del mensaje.
• Envío desde el puesto de operación: Las plantillas para el agente del call-center se pueden usar no solo para envíos automáticos en el formulario, sino también al enviar SMS desde el puesto del operador.

La utilización de plantillas SMS acelera el proceso de envío de mensajes y la transmisión de información después de la llamada.

El envío de correos electrónicos es un elemento importante en la automatización de la interacción con los clientes. En Oki-Toki, se pueden configurar y aplicar fácilmente plantillas para diversas tareas: desde la automatización de ventas hasta el envío de notificaciones y campañas publicitarias. Esto simplifica el trabajo de los operadores y asegura una interacción rápida y eficaz con los clientes.

Si es su primera vez en nuestro sitio, mire la serie de videos cortos sobre scripts y formularios en Oki-Toki.[:tr]Bugün, iletişim merkezleri şirketlerin müşterileriyle iletişiminde kilit bir rol oynamaktadır. Ana iletişim yollarından biri, e-posta gönderimidir. Bu, sadece haberler ve promosyonlar hakkında bilgi vermekle kalmaz, aynı zamanda yüksek bir sadakat seviyesi sürdürmeye de yardımcı olur.

İletişim merkezi için, gönderim için kaliteli e-posta şablonlarına sahip olmak önemlidir. Bu, iletişimi standartlaştırır ve müşterilerle etkileşimi geliştirir.

Özellikle, satış scripti için bir şablon çok yararlı olacaktır, bu, olaylara dayanarak veya API üzerinden otomatik olarak gönderilebilir. Örneğin, bir agent bir yanıt seçtiğinde, bu tür e-postalar gönderilebilir. CRM anketinde. Bu makalede, bir çağrı merkezinde e-posta gönderiminin neden gerekli olduğunu ve Oki-Toki’de şablon ayarlarının nasıl yapılacağını açıkladık.

Bu aracı nerede kullanabilirsiniz?

E-posta gönderim şablonları, iletişim merkezleri için yararlıdır çünkü birçok işlemi otomatize etmeye ve müşteri hizmetlerini iyileştirmeye olanak tanır. Örneğin:

• Otomatik Satış: Müşteriyle ilk temasın ardından ürün veya hizmet hakkında teşekkür mesajı ve ek bilgiler içeren bir e-posta gönderebilirsiniz.
• Sipariş veya Başvuru Onayı: Siparişin tamamlandığı bilgisini müşteriye bildirmek için otomatik e-posta gönderimi kullanılabilir.
• Hatırlatmalar ve Bildirimler: Ödeme süreleri, teslimat veya sipariş durumu güncellemeleri hakkında hatırlatmalar göndermek için şablonlar kullanılabilir.
• Reklam: Güncel promosyonlar, indirimler veya özel teklifler hakkında bilgi içeren otomatik e-posta gönderimleri.

E-posta gönderimi, iletişim merkezlerinin işlerini kolaylaştırır, iletişimleri daha etkin yönetmeyi sağlar ve müşteri hizmet kalitesini artırır, zamanında bilgilendirme ve hızlı geri bildirim ile.

Oki-Toki’de, şablonlar “CRM” bölümünde anket yanıtlarını ayarlarken kullanılır. Açılan menüden gerekli e-posta şablonunu ve alıcı adresini (alıcının e-postasını içeren iletişim alanı) seçin. Bir yanıta birkaç e-posta gönderimi ayarlayabilirsiniz.

Önemli! Birden fazla alıcı belirtirseniz, her birine ayrı ayrı e-posta gönderilir, toplu bir gönderim yapılmaz.

SMTP’yi nasıl ayarlayabilirim? 

İlk olarak, e-posta gönderimi için SMTP sunucusuna bağlantıyı ayarlamanız gerekir. Bunun için şu bilgilere ihtiyacınız olacak:

• SMTP sunucusu: Bu, şirketinizin sunucusu, hosting sağlayıcısının posta sunucusu veya Gmail SMTP gibi üçüncü taraf bir SMTP hizmeti olabilir.
• Hesap bilgileri: SMTP sunucusuna erişim için kullanıcı adı ve şifre.
• Şifreleme: Verilerin güvenli iletimi için korumalı bir bağlantı (TLS veya SSL) kullanılması önerilir.

Gerekli tüm bilgileri aldığınızda, bunları Mail SMTP entegrasyonuna girebilirsiniz.

Gönderim için e-posta şablonu nasıl yapılır?

Daha sonra, e-posta gönderimi şablonunun ayarlanması ve oluşturulmasına geçiyoruz, bunu Bildirim Şablonları bölümünden yapabilirsiniz:

• Adı, gönderim yöntemini ve e-posta konusunu mutlaka belirtin;

Dosyaları eklemek gerekiyorsa, bunları önce Oki-Toki’de Dosyalar butonuna tıklayarak yükleyin ve sonra listeden gerekli belgeyi seçin.

Daha sonra, alıcıya gönderilecek e-posta metnini hazırlayın.

• Bilgiyi otomatik eklemek için akıllı etiketleri* kullanın:
  • Soru metni №1— {{q1}}; 
  • Soru metni №1 ve yanıt №2 — {{q1a2}};
  • Metin alanlarının içeriği — {{q1a2.t}}. 

Değişkenleri rahat bir şekilde girmek için, aşağıda yer alan akıllı etiketler işlevselliğini kullanın. Etiketlerle, şablona tek bir tıklamayla arama sonuçları (veya sistemden alınan diğer bilgiler) hakkındaki bilgiyi ekleyebilirsiniz.

*Akıllı etiketler — bu, mesaj şablonlarında (örneğin, e-posta gönderimleri veya SMS’ler) kullanılan ve gönderim sırasında otomatik olarak belirli verilerle doldurulan özel etiketler veya değişkenlerdir. Örneğin, müşteri anketinde iletişim alanları doldurulmuşsa: {{İsim}}, {{Adres}}, {{Yorum}}. Daha fazlasını makalede bulabilirsiniz.

Müşterilere SMS Mesajları Gönderme

E-posta gönderimlerinin yanı sıra, Oki-Toki’de müşterilere SMS mesajları gönderimini ayarlayabilirsiniz. Başlamak için:

• SMS metni yazın: Alıcıya gönderilecek kısa ve bilgilendirici bir metin düşünün. SMS’lerdeki karakter sınırlamasını (genellikle en fazla 160 karakter) göz önünde bulundurun.
• Akıllı etiketleri kullanın: Akıllı etiketler, SMS’e müşterinin ismi, tarih veya arama sonuçları gibi kişiselleştirilmiş bilgileri otomatik eklemenize olanak tanır.
• SMS şablon örneği:”Merhaba, {{Name}}! Sipariş numaranız {{order_number}} gönderildi ve yakında size ulaşacak. Saygılarımızla, Oki-Toki.”
• Otomatik gönderim: Bir agent SMS’leri manuel olarak gönderebilir veya belirli olaylara (örneğin, aramanın tamamlanması veya anketin doldurulması) dayanarak otomatik gönderim ayarlayabilirsiniz.

CRM’den SMS gönderimi için e-posta şablonu kullanmaya başlamak için, SMS için ayrı şablonlar oluşturmanız gerekir. Adı belirtin ve gönderim yöntemi olarak SMS sağlayıcısını seçin. \”Şablon\” satırına, müşteriye gönderilecek metni, en fazla 160 karakter olacak şekilde yazın. 

• Test ve deneme: Gönderimi başlatmadan önce, mesajın görünümü ve içeriği doğru olduğundan emin olmak için birkaç numaraya test gönderimi yapın.
• Operatör istasyonundan gönderim: Call-center agentinin şablonları, anket içindeki otomatik gönderimler için olduğu kadar, operatör istasyonundan SMS gönderimi yaparken de kullanılabilir.

SMS şablonları kullanmanın, mesajların gönderim süreçlerini hızlandırdığı ve arama sonuçlarına dayalı bilgilerin iletimini kolaylaştırdığı görülmektedir.

E-posta gönderimi, müşterilerle etkileşimde otomasyonun önemli bir unsuru. Oki-Toki’de çeşitli görevler için şablonları kolayca ayarlayıp uygulayabilirsiniz: Satışların otomatizasyonundan bildirimlerin ve reklam kampanyalarının gönderilmesine kadar. Bu, agentlerin işlerini kolaylaştıracak ve müşterilerle hızlı ve etkili bir iletişim sağlayacaktır.

Eğer ilk defa sitemizi ziyaret ediyorsanız — Oki-Toki script ve anketler hakkındaki kısa video serimize göz atın..[:]